Zorgeloos aan het werk bij Amsterdam UMC met de onboarding app

January 23, 2020
Onboarding

Hoe vind je je weg in het ziekenhuis als nieuwe medewerker? Waar haal je je werkkleding op? Bij wie kun je met vragen terecht over je medewerkerspas? En wat nou als je ook op een andere locatie komt te werken?

Om al deze vragen te beantwoorden en nieuwe medewerkers een soepele start te geven, werkt Amsterdam UMC met een vernieuwde onboarding app. HR Projectleider Giselle Straathof vertelt over de vernieuwing van de app en Appical krijgt een kijkje achter de schermen. We lopen mee tijdens de ‘AMC Experience’, een rondleiding door het ziekenhuis voor nieuwe medewerkers via de app.

 

Waarom werkt Amsterdam UMC met een onboarding app?

De zorgsector heeft te maken met een grote tekorten. Met name verpleegkundigen en medisch ondersteunend personeel (zoals operatieassistenten en anesthesiemedewerkers) zijn schaars. Maar ook in de ondersteunende functies heeft deze sector te maken met een krappe arbeidsmarkt. Het behouden van medewerkers is daarom een groot aandachtspunt binnen de zorg. Een goed onboarding programma draagt bij aan een lager verloop.

 

Dit was niet de enige reden voor Amsterdam UMC om het onboarding programma aan te pakken. Op 7 juni 2018 zijn AMC en VUmc bestuurlijk gefuseerd. Dit betekent dat beide locaties worden aangestuurd door dezelfde Raad van Bestuur. Tegelijkertijd betekent dit ook dat medewerkers nog steeds in dienst treden bij óf locatie AMC óf locatie VUmc. De ziekenhuizen zijn namelijk nog twee aparte juridische entiteiten, maar ze werken wel heel intensief samen vanuit de naam Amsterdam UMC. 

"De onboarding app geeft ons de mogelijkheid om nieuwe medewerkers op een leuke, laagdrempelige en informatieve manier kennis te laten maken met onze fusieorganisatie Amsterdam UMC."

 

Daarom koos Amsterdam UMC ervoor om per januari 2020 het introductieprogramma op beide locaties te harmoniseren. Zodat nieuwe medewerkers kennismaken met Amsterdam UMC en niet alleen met de locatie waar zij komen te werken. 

 

Amsterdam UMC verwelkomt iedere maand op zowel locatie AMC als locatie VUmc ongeveer 100 nieuwe collega’s. En daar zijn ze heel blij mee. De onboarding app helpt met het inwerken van deze nieuwe collega’s. Zodat zij zich snel thuis voelen in de organisatie en lekker aan de slag kunnen met de opdracht waar zij voor aangenomen zijn.

 

“Voorheen was de periode tot aan de introductiedag of eerste werkdag een periode waarin wij weinig contact hadden met de nieuwe medewerker. De onboarding app geeft nu heel mooi invulling aan deze pre-boarding periode,” zegt Giselle Straathof, HR Beleidsadviseur bij Amsterdam UMC. Zij is samen met haar collega’s verantwoordelijk voor het vernieuwen van het inwerkproces.

Amsterdam UMC onboarding app

De Amsterdam UMC onboarding app

 

Hoe hebben jullie het onboarding programma vernieuwd?

Het werken met een onboarding app was niet compleet nieuw voor Amsterdam UMC. “Op locatie VUmc speelde de onboarding app al een grote rol in het introductieprogramma. De rondleiding op locatie VUmc werd al een aantal jaar gelopen aan de hand van de app,” vertelt Straathof. “Deze rondleiding hebben we geactualiseerd en in een heel nieuw jasje gestoken. Door goede samenwerking tussen de collega’s op beide locaties is het gelukt om heel vlot ook op locatie AMC een rondleiding via de app te creëren.”

 

“Toen werd besloten de onboarding app ook op locatie AMC te introduceren, wilden we het gelijk goed aanpakken en ook invulling geven aan de pre-boarding periode. Het pre-boarding gedeelte in de onboarding app geeft ons de mogelijkheid om nieuwe medewerkers op een leuke, laagdrempelige en informatieve manier kennis te laten maken met onze fusieorganisatie Amsterdam UMC.”

 

Het inrichten van de pre-boarding app ging van start met een ‘Onboarding Game’ gefaciliteerd door Appical. Bij de game waren ook recent gestarte collega’s aanwezig, want zij zijn tenslotte de ‘experts’ op het gebied van onboarding. Tijdens de interactieve sessie stond de vraag centraal: welke informatie is onmisbaar voor nieuwe medewerkers tijdens de eerste periode van een nieuwe baan? En op welk moment is het handig om dit te weten?

 

“Appical had veel nuttige tips en na de Game ontvingen wij van hen een compleet raamwerk. Dit raamwerk hebben wij daarna zelf gevuld met content: foto’s, filmpjes en teksten quizvragen, weetjes en stellingen.”

 

De app is vertaald naar het Engels, zodat internationale medewerkers ook de app kunnen gebruiken. Vervolgens kregen huidige medewerkers de kans om een tijdelijk account te activeren en te ontdekken hoe hun nieuwe collega’s worden welkom geheten bij Amsterdam UMC.

 

In januari 2020 ging de app écht live. Vanaf dat moment ontvangt iedere nieuwe medewerker van Amsterdam UMC inloggegevens om een eigen account aan te maken voor het vernieuwde onboarding programma. Onderdeel hiervan is de introductiedag, waarbij alle nieuwe medewerkers kennismaken met de Raad van Bestuur en een rondleiding doen door het ziekenhuis via de app. Appical liep mee op de locatie AMC.

 

 

 

Meelopen met de AMC Experience

Iedere eerste werkdag van de maand vindt de introductiedag voor nieuwe medewerkers plaats. Het maakt niet uit op welke afdeling je binnen het ziekenhuis start, tijdens de Experience worden alle nieuwe medewerkers door elkaar ingedeeld in groepjes.

 

Via de app volgen ze een route bestaande uit zes etappes over het gehele terrein. De rondleiding wordt afgewisseld met interactieve vragen waarmee ze meer te weten komen over het reilen en zeilen van het ziekenhuis. Hoeveel studenten studeren er jaarlijks af? Waar bevindt zich de kledinginname en -uitgifte? Hoeveel kunstwerken bezit het ziekenhuis? Hoeveel bezoeken krijgt de polikliniek jaarlijks en waar ontvang je korting met je medewerkerspas?

 

Ook zit er een koffiemoment in. Halverwege de Experience mogen de medewerkers een gratis kop koffie bij de AH to Go halen. Om elkaar beter te leren kennen wordt er in de app een gespreksonderwerp voorgesteld: “Hoeveel merk jij van de fusie in jouw functie?” Al snel startte de gesprekken tussen de medewerkers. 

 

72Introductie_154Foto: Sake Rijpkema

 

Of het erg is dat je niet met directe collega’s de rondleiding doet? “Nee, op deze manier leer je nieuwe mensen kennen buiten je directe collega’s. Ik hoop jullie nog een keer tegen te komen. Je wordt er bewust van hoeveel verschillende soorten mensen en afdelingen er binnen Amsterdam UMC zijn,” aldus Laura.

 

Ze vindt de rondleiding via de app efficiënt. “Er hoeft nu geen medewerker hetzelfde verhaal keer op keer te vertellen, dan voel je je bezwaard. Nu kun je het zelf doen met een groepje, zonder begeleider. Het voelt meer empowering, omdat je zelf op zoek gaat.”

 

Wat zijn de voordelen van de onboarding app voor de organisatie?

“De app is een middel is waarmee wij onze nieuwe medewerkers al in een vroeg stadium kunnen informeren nog voordat ze kunnen inloggen in onze systemen. Zodat wij enerzijds eventuele vragen, twijfels of onduidelijkheden kunnen wegnemen en anderzijds praktische informatie kunnen delen voorafgaand aan de eerste werkdag,” aldus Straathof. Het aanmaken van het account kan namelijk op de privételefoon of laptop en is niet gebonden aan een werkadres.

 

“Wat ik ook als voordeel ervaar is het snelle en laagdrempelige contact met Appical. De consultants pakken onze vragen snel en accuraat op, denken erg met ons mee en bekijken wat past bij en mogelijk is voor onze organisatie. Wij hebben namelijk een heel diverse personeelspopulatie en dat maakt het uitdagend om vanuit een centrale gedachte een inwerktraject op maat voor iedere medewerker aan te bieden. In de app bedient de medewerker zelf de knoppen en bekijkt hij de onderdelen die voor hem/haar interessant zijn. Natuurlijk stimuleren wij de nieuwe medewerkers om alle hoofdstukken te doorlopen. Sommige onderdelen, zoals de veelgestelde vragen en een woordenboek, zijn echt gericht op de heel nieuwsgierige nieuwe medewerkers of de medewerkers met concrete vragen.”

 

De toekomst van het onboarding programma

De pre-boarding en Amsterdam UMC Experiences staan. En nu? Straathof: “Ik ben iedere dag gemotiveerd om een mooi onboarding programma neer te zetten voor nieuwe medewerkers bij Amsterdam UMC. Met de app hebben wij een mooie stap gezet in het verwelkomen van nieuwe medewerkers bij onze organisatie. Het programma is daarmee niet af.”

 

De komende periode gaat Straathof met haar collega’s aan de slag met fase 2: de  de eerste maanden dat iemand in dienst is, oftewel de onboarding periode. “Uiteraard bekijken we op welke manier we de app in deze fase kunnen inzetten. Het zou heel interessant zijn als we in de app informatie voor specifieke functiegroepen kunnen opnemen. De app van Appical biedt veel mogelijkheden en wij moeten bekijken welke daarvan passen bij onze organisatie.”

 

Daarbij krijgt ze ook input van nieuwe medewerkers zelf. Via het platform is er de mogelijkheid om feedback te vragen aan de eindgebruikers en deze data in te zien. “Komende maanden zullen we zeker nog verbeterslagen kunnen maken. Dat is ook een voordeel aan de app; de tool werkt voor ons als beheerders heel gebruiksvriendelijk. Wij kunnen de ontvangen feedback van medewerkers direct zelf verwerken. Dat geeft veel vrijheid en onafhankelijkheid.”

 

Meer inspiratie?

Lees in deze case study hoe Medisch Spectrum Twente gebruikt maakt van een online onboarding platform. 

Denk je dat jouw organisatie ook hulp gebruiken bij het inwerken van nieuwe medewerkers? Dan helpen we je graag verder. Stuur ons een berichtje en dan kijken we naar de mogelijkheden! ✉️