5 leerpunten van bedrijven over het reboarden van hun medewerkers na COVID-19

September 30, 2020
Culture, Cultuur, remote onboarding

Na de versoepeling van de maatregelen kunnen sommige werkgevers hun kantoren en werkplekken langzaam maar zeker weer openstellen. Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers geïnformeerd zijn over en voorbereid zijn op hun terugkeer na COVID? Hoe houd je het personeel verbonden en laat je ze zich weer welkom voelen wanneer ze terug naar werk mogen komen? 

In onze webinarserie over reboarding, ‘Reboarding roadshow’, vroegen we organisaties overal ter wereld en uit verschillende sectoren om hun inspirerende verhalen over reboarding te delen. We spraken met SH Hotels & Resorts en Viceroy Hotel Group in de Verenigde Staten, het Van Gogh Museum in Nederland en andere bedrijven over hoe de communicatie richting en betrokkenheid bij medewerkers tijdens de pandemie in zijn werk ging en hoe ze na de crisis de draad weer oppakten. 

 

Waarom is het nodig medewerkers te reboarden?

Net als bij het onboarden van nieuwe medewerkers ligt bij het reboarden van personeel de focus op het wegnemen van onzekerheden en het opbouwen van vertrouwen. Aan het begin van de lockdown was de situatie voor de medewerkers enorm onzeker. Bovenaan het zorgenlijstje stonden (en staan nog steeds) arbeidszekerheid, gezondheid en veiligheid. 

 

Sommige organisaties kunnen de deuren weer openen, maar moeten hun medewerkers wel laten wennen aan de nieuwe situatie. De manier van werken is niet meer hetzelfde als voorheen. Medewerkers moeten worden geïnformeerd over de veranderingen, nieuwe regels en cultuuraanpassingen. Tijdens het onboarden hoeft één nieuwe medewerker te wennen aan een nieuwe omgeving, maar nu is het hele personeelsbestand tegelijk druk met reboarden. 

 

Als medewerkers tijdens hun reboardingproces goed worden begeleid, geeft dat vertrouwen, zekerheid, duidelijkheid en verbondenheid. Reboarding voorkomt dat mensen verkeerde informatie krijgen en zich niet meer verbonden voelen met de organisatie. We delen hier graag een paar tips en best practices van onze sprekers over reboarding.

 

SH Hotels & Resorts: Niet alleen je medewerkers ook jijzelf moet nieuwe dingen leren

In de strijd tegen de pandemie werd van organisaties gevraagd om te komen met nieuwe of aangepaste regels. Er werden werkprocedures en gezondheids- en veiligheidsmaatregelen ontwikkeld en/of aangescherpt. Om alles goed te laten verlopen, moeten medewerkers de regels kennen en begrijpen hoe ze zich eraan kunnen houden.

 

SH Hotels & Resorts begon het reboardingproces met eerst zelf gedegen informatie te verzamelen over het virus. De leiders van alle hotels spanden zich gezamenlijk in om uitgebreid onderzoek te doen en de overheidsrichtlijnen en best practices van andere bedrijven te bekijken en evalueren. Daarna moesten ze de diverse teams informeren over de nieuwe richtlijnen. Ze ontwikkelden tools om teamleden te trainen in het delen van verantwoordelijkheden en ‘het nieuwe werken’. 

 

Eén van de tools die ze gebruikten is het Appical-platform. Dankzij deze tool konden ze de belangrijkste informatie over het virus en de functiespecifieke verantwoordelijkheden voor elke rol personaliseerden, om deze daarna te kunnen delen met hun medewerkers voordat die weer aan het werk gingen. Het platform bevat zowel bedrijfsbrede als locatiespecifieke informatie (in New York gelden andere regels dan bijvoorbeeld in Californië). 

 

De organisatie zorgde ervoor dat de informatie interessant bleef door interactieve elementen zoals quizzen en video’s op te nemen. Zo konden ze moeilijke informatie toch op een leuke en toegankelijke manier overbrengen. Dankzij het platform kreeg SH Hotels & Resorts ook een goed beeld van hoe de informatie wordt begrepen en toegepast door de medewerkers. 

 

Andere zaken waar aan moet worden gedacht ten aanzien van naleving bij het reboarden van medewerkers: 

  • Geef bruikbare instructies, niet alleen informatie;
  • Wees concreet: als mensen precies weten wat ze moeten doen hoeven ze daar minder over na te denken;
  • Als de regels abstract zijn, gaan mensen de naleving van de regels zelf invullen;
  • Wees positief: geef instructies over wat mensen moeten doen, niet wat ze niet moeten of mogen doen;
  • Maak naleving aantrekkelijk: geef complimenten aan mensen die zich aan de regels houden; zadel mensen nooit op met een schuldgevoel als het een keer fout gaat;
  • Maak regels die zichtbare resultaten opleveren: naleving en normen worden zo duidelijk.

 

   

▶️ Bekijk de hele webinar met SH Hotels & Resorts hier

 

Viceroy Hotel Group: Blijf in contact met je medewerkers

Hoe blijf je verbonden met je medewerkers als je elkaar niet ziet? Viceroy Hotels & Resorts organiseerde diverse activiteiten om in contact te blijven met haar medewerkers terwijl iedereen thuis aan het werk was. Er werden virtuele vergaderingen, virtuele koffiedates, webinars en zelfs een happy hour georganiseerd om medewerkers de tools te bieden die ze nodig hebben om van thuiswerken een succes te maken. Er werden ook meditatiesessies georganiseerd voor zelfreflectie, om te leren even bij je bureau weg te stappen en al het overweldigende nieuws een paar seconden aan de kant te schuiven. 

 

Eén van onze favoriete voorbeelden is de virtuele reiswedstrijd die werd georganiseerd door het Britse reisteam. Het doel was om virtueel van één locatie van Viceroy Hotel Group naar een andere te reizen: van West Hollywood naar DC. Alle medewerkers die deelnamen aan de wedstrijd ‘verzamelden’ kilometers door in het echt te gaan fietsen, wandelen en roeien. En met al die kilometers konden ze virtueel het land doorkruisen. Op deze manier bleef de teamgeest levend, ook al zagen ze elkaar niet.

 

Andere zaken om aan te denken ten aanzien van verbinding bij het reboarden van medewerkers: 

  • Communiceer vooraf en wees duidelijk over eventuele veranderingen in het team en de organisatie als geheel;
  • Wees transparant en communiceer veel, ook als je zelf de antwoorden niet hebt;
  • Focus op het waarom: als werknemers begrijpen waarom bepaalde keuzes worden gemaakt, is de kans groter dat ze de verandering accepteren;
  • Faciliteer de dialoog over hoe het samenwerken in teamverband goed ging, wat niet goed ging, en wat ze ervan kunnen leren;
  • Bied het team ruimte om ook hun gevoelens te delen;
  • Zoek een goede manier om afscheid te nemen van collega’s die er niet meer bij zijn.

 

 

▶️ Bekijk de hele webinar met Viceroy Hotel Group hier

 

Van Gogh Museum: Wees creatief

Wat voor impact hebben de nieuwe maatregelen en situatie op de taken of functie van medewerkers? Wees duidelijk over wat er tijdens deze crisis van mensen wordt verwacht en wat ze van u kunnen verwachten. 

 

Toen het Van Gogh Museum in maart wegens de pandemie moest sluiten, moesten helaas de tijdelijke medewerkers worden ontslagen. Toen het museum weer open mocht, resulteerde dit in gaten in de werkschema’s. 

 

Om dit probleem op te lossen, werd van de operationele medewerkers om zich taken van andere afdelingen eigen te maken en over te nemen. Zo kon het bijvoorbeeld gebeuren dat een suppoost aan de kassa kwam te zitten. Of andersom: een kassamedewerker die rondes door het gebouw ging lopen. 

 

Het museum paste de reboarding-app van Appical toe om dit multi-inzetbare team te trainen en te instrueren. Ook werden alle teams via de app alle noodzakelijke gezondheids- en veiligheidsrichtlijnen mee gegeven. De app bevatte ook foto’s van hoe de veiligheidsmaatregelen voor medewerkers en bezoekers er in het museum uitzagen, zodat medewerkers alvast wisten wat ze konden verwachten als ze na 2,5 maand lockdown weer terugkwamen. 

 

Het werken met het digitale platform resulteerde niet alleen in een gestructureerd reboardingproces, maar zorgde er ook voor dat medewerkers meer inzicht kregen in de taken van hun collega’s en ze elkaar beter leerden kennen, wat weer positief was voor de teamgeest en de werkrelaties.

 

▶️ Bekijk de hele webinar met Van Gogh Museum hier (vanaf 44:35)

 

Viceroy Hotel Group: Laat medewerkers kennismaken met het ‘nieuwe normaal’

 

De Viceroy Hotel Group gebruikte het Appical-platform om haar medewerkers voor te bereiden om weer aan het werk te gaan. Na de COVID-uitbraak zag de eens zo vertrouwde werkplek er door alle nieuwe maatregelen voor werknemers totaal anders uit: mensen droegen nu mondkapjes en stonden achter plexiglas. 

 

Om de medewerkers te laten wennen aan en meer duidelijkheid te geven over deze veranderingen, werd in de app uitgelegd hoe het ‘nieuwe normaal’ bij de Viceroy Hotel Group eruit ging zien. Naast de app krijgen medewerkers ook fysiek een training van hun managers, om alle maatregelen in de praktijk te oefenen. 

 viceroy reboarding app

Viceroy Hotel Group's reboarding app

Andere zaken om aan te denken ten aanzien van duidelijkheid bij het reboarden van medewerkers:

  • Faciliteer dialoog binnen het team over wat ze van de nieuwe ervaringen hebben geleerd, wat goed en slecht ging en hoe ze lockdown hebben ervaren;
  • Bied een duidelijke structuur voor het werk op de korte termijn om problemen op te lossen als gevolg van bijvoorbeeld het vertrek van collega’s;
  • Geef duidelijk aan wat medewerkers kunnen verwachten en blijf op de hoogte van hun welzijn door middel van werknemersenquêtes;
  • Besef dat medewerkers misschien nieuwe vaardigheden moeten aanleren om hun nieuwe rol te kunnen vervullen;
  • Deel informatie over hoe de organisatie van plan is om te gaan met de (mogelijke) crisis en geef aan wat het proces en de mijlpalen zijn voor belangrijke beslissingen - wees zo transparant mogelijk. Geef een tijdlijn.



SH Hotels & Resorts: Wees trots op je waarden en draag dit uit in alles wat je doet

SH Hotels & Resorts heeft de bedrijfswaarden (liefde, integriteit, respect, plezier en vertrouwen) en cultuur hoog in het vaandel, en gebruikte ze als kompas bij het heropenen van de hotels na de COVID-uitbraak.

 

De heropening van de hotels was net zo beangstigend als de lockdown, omdat de werkgever haar mensen eigenlijk vroeg mee op reis te gaan naar een onbekende bestemming. Ze kwamen erachter dat vertrouwen enorm belangrijk is, zeker tijdens het reboardingproces. SH Hotels & Resorts bleef in contact met medewerkers, toonde medeleven en liet ze weten dat ze belangrijk waren, ook al zouden ze elkaar niet persoonlijk zien. 

 

Toen de hotels moesten sluiten, richtte de organisatie een Resource Center op om medewerkers op gemakkelijke wijze van informatie te voorzien en dat ook diende als aanspreekpunt. Hiermee wilde men zeggen: “We zijn er voor je als je ons nodig hebt.” Medewerkers konden bellen als ze vragen hadden over bijvoorbeeld een werkloosheidsuitkering of het steunfonds voor werknemers.

 

SH Hotels & Resorts maakte ook gebruik van een dagelijks micro-actieplatform dat hielp de waarden te versterken en om de focus te verleggen naar werken op afstand en ‘het nieuwe normaal’. SH Hotels & Resorts stelde daarnaast een welkom terug-pakket samen, met cadeautjes die pasten bij elk van de waarden. Alle teamleden kregen dit pakket toen ze weer op kantoor kwamen.

 

Andere zaken om aan te denken ten aanzien van cultuur bij het reboarden van medewerkers: 

  • Als de bedrijfscultuur niet helemaal gezond is, is dit een uitgelezen moment voor een reboot;
  • Deel voorbeelden die laten zien hoe medewerkers kunnen helpen de cultuur te versterken;
  • Benadruk en versterk de culturele waarden en normen die niet zijn veranderd door middel van regels en duidelijke voorbeelden;
  • Leg duidelijk uit hoe de cultuur werkt en tot uitdrukking komt in initiatieven en beslissingen;
  • Leg uit “Waarom we bestaan”: wat is het doel van de organisatie en welke bijdrage levert het in deze wereld post-corona? Laat zien dat mensen er trots op mogen zijn dat ze deze moeilijke tijd hebben doorstaan en dat emotionele betrokkenheid belangrijk is;
  • Vertel een gemeenschappelijk verhaal over waar jullie nu als organisatie staan;
  • Nodig iedereen uit om ideeën te delen over de organisatie na COVID “moet blijven ‘niet-doen’ ”.

 

Reboarding zal er voor elk bedrijf anders uitzien

Geen enkel bedrijf is hetzelfde, en de situatie rond deze pandemie is nog enorm onzeker. De bovengenoemde voorbeelden zijn geen best practices die precies te vertellen wat je moet doen. Ze kunnen echter dienen als inspiratie om een eigen reboardingplan te ontwikkelen, specifiek voor jouw situatie, om jouw medewerkers veilig weer op het werk te kunnen verwelkomen.

 

Als je alle webinars van de webinarserie ‘Reboarding roadshow’ wilt bekijken, kun je ze hier vinden:

     ▶️ Viceroy Hotel Group
     ▶️ SH Hotels & Resorts
     ▶️ Van Gogh Museum

 

Het reboarding platform van Appical

Wil je meer weten over hoe technologie kan helpen om medewerkers weer aan het werk te krijgen? Lees hier hoe ons gebruiksvriendelijke digitale platform jou kan helpen om medewerkers veilig te reboarden en ze te voorzien van informatie een interactieve manier.

Meteen aan de slag? Drink een (virtueel) kopje koffie met een van onze collega’s en vraag een demo aan.