Terug naar de werkplek? Ondersteun medewerkers met een reboardingplan

April 28, 2020
Reboarding

4 tips om je voor te bereiden op de terugkomst van je medewerkers

 

Hoe gaat dat straks, werken in de ‘anderhalve-meter-economie’? Hoe ga je in ‘het nieuwe normaal’ om met collega’s, werkmaterialen en werkruimte? In elke sector zal dit er anders uitzien. Eén ding is zeker: terugkeren naar de oude werksituatie zit er voorlopig niet meer in. 

 

Wanneer organisaties eenmaal de deuren mogen heropenen na goedkeuring van extra protocollen door de overheid, zullen alle medewerkers opnieuw kennis moeten maken met de organisatie in nieuwe vorm: verscherpte regels, nieuwe werkprocessen en misschien wel aangepaste bedrijfsdoelen. Medewerkers moeten als het ware opnieuw ingewerkt worden. Geen onboarding, maar reboarding. 

 

Het is daarom noodzakelijk voor organisaties om een reboardingstrategie op te zetten: een plan voor een veilige terugkeer van je medewerkers naar de werkvloer, waarbij ze volledig op de hoogte zijn van de nieuwe richtlijnen. Hier zijn vier suggesties waarmee je rekening kunt houden om de reboarding van je medewerkers zo veilig en soepel mogelijk te laten verlopen.

 

1. Communiceer nieuwe protocollen en werkinstructies

Anderhalve meter afstand houden, dat is best lastig op een werkplek waar je de hele dag met je collega's bij elkaar zit en samenwerkt op een paar vierkante meter. 

 

Wat betekent dit voor jouw werkplek? Welke hygiëne- en veiligheidsmaatregelen zijn er nog meer afgesproken binnen jouw organisatie? Communiceer duidelijk in de reboardingplan aan je medewerkers wat de nieuwe protocollen en werkinstructies zijn, hoe ze worden nageleefd en gecontroleerd, zodat ze volledig op de hoogte terug aan het werk kunnen. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een checklist voor je medewerkers:

 

  Voor werk
  Ben je ziek, verkouden of grieperig of iemand in jouw huishouden? Kom dan niet naar werk!
  Om werkverspreiding te bevorderen kan het zijn dat je rooster is aangepast. Check van tevoren wat je nieuwe werktijden zijn.
   
  Naar werk
 

Maak zo min mogelijk gebruik van het openbaar vervoer. Pak de fiets (lekker gezond).

 

 

 

Op werk

  Desinfecteer voor binnenkomst je handen.
  Draag handschoenen en/of mondkapje wanneer dit is aanbevolen.
  Neem de trap in plaats van de lift om voldoende afstand te houden (dan werk je meteen aan je conditie).
  We houden anderhalve meter afstand van elkaar (dat zijn twee armlengtes). Daarvoor is de indeling van de werkvloer mogelijk veranderd. 
  We schudden geen handen (probeer eens een air high five, namaste of Tibetaanse tong groet).
  Was je handen regelmatig (liever te veel dan te weinig. En sowieso voor het eten, na toiletbezoek, etc.).
  Sharing is caring, maar nu even niet… deel geen pennen, telefoons, etc. 
  Het restaurant / bedrijfskantine is gesloten. We nemen ons eigen lunch mee.
  Bij twijfel of je iets wel of niet kunt doen, neem contact op met HR.



Zorg ervoor dat alle medewerkers van tevoren volledig op de hoogte zijn van de laatste informatie, afgestemd met voorschriften vanuit de overheid. Dit kan bijvoorbeeld via intranet of een online reboardingtool. Let erop dat deze maatregelen kunnen verschillen op bedrijfs- of afdelingsniveau en pas je reboardingplan zonodig aan per locatie of afdeling.

 

Wash your hands

 

2. Geef prioriteit aan de werksfeer en cultuur

De COVID-19 uitbraak zal ongetwijfeld effect op de bedrijfscultuur hebben, waaronder de missie, visie en waarden van je organisatie en de manier waarop medewerkers met elkaar omgaan. Neem daarom de nieuwe sociale en culturele normen binnen je organisatie op in het reboardingplan en deel deze met je medewerkers. Denk daarbij aan:

 

  • De nieuwe manier van groeten: we groeten elkaar door op anderhalve meter naar elkaar te zwaaien, dus geen fysiek contact 
  • Afspraken met klanten: klantafspraken doen we zoveel mogelijk online via videochat en/of telefoon. Mocht je bij uitzondering toch in persoon met een klant afspreken, bespreek voorafgaand aan een afspraak met een klant wat de nieuwe "spelregels" zijn, zoals geen handen schudden en even geen deuren voor elkaar openhouden
  • De nieuwe manier van vergaderen: vergaderen doen we op anderhalve meter afstand, dus met alle stoelen uit elkaar geschoven
  • Borrels en team evenementen: ook tijdens de borrel blijven we op anderhalve meter afstand en pak je je eigen drankje

 

De bedrijfscultuur is wat jouw organisatie uniek maakt en waarom medewerkers bij jou werken. Maak dit daarom prioriteit gedurende het reboardingproces en re-integratie van medewerkers in de nieuwe realiteit.

 

High five

 

3. Stel verwachtingen bij

Medewerkers willen duidelijkheid wat er van hun verwacht wordt in deze onrustige tijden. Daarnaast kan het zijn dat naar aanleiding van de crisis de prioriteiten of doelen in je bedrijfsstrategie zijn verschoven of gewijzigd. Neem daarom in je reboardingplan op wat de nieuwe verwachtingen zijn wat betreft de output van je medewerkers. 

 

  • Bedrijfsdoelen: indien er prioriteiten zijn verschoven in de bedrijfsstrategie naar aanleiding van de crisis, geef aan waarom en in welk opzicht dit invloed heeft op het werk, de KPI’s of geplande opdrachten van je medewerkers
  • Werkprocessen: communiceer of en welke werkprocessen er zijn veranderd
  • Productiviteit & output: geef aan wat je als organisatie verwacht op het gebied van van productiviteit en output van je medewerkers, bijvoorbeeld wanneer je medewerker deels op kantoor en deels thuis werkt met kinderen

 

Zorg ervoor dat je je medewerkers faciliteert om productief aan het werk te kunnen en te blijven door duidelijke, realistische doelen te stellen en verwachtingen te communiceren. Of dat vanuit huis is of op de werkplek in de nieuwe vorm.

 

Working from home kids

 

4. Blijf verbonden

Blijf fysiek op afstand, maar sociaal verbonden met je medewerkers. De COVID-19 pandemie heeft op iedereen impact, zowel in het privé- als in het werkleven. Het roept veel vragen op. Het kan eenzaam zijn, zonder al die collega’s om je heen.

 

Neem daarom in het reboardingplan op hoe je je medewerkers betrokken houdt, met elkaar verbonden blijft en bij wie ze terecht kunnen met vragen om zo productief mogelijk aan het werk te gaan en te blijven. Denk daarbij aan:

 

  • Houd iedereen op de hoogte: communiceer hoe vaak en via welk kanaal je updates geeft aan je medewerkers in deze onzekere tijden, bijvoorbeeld via een online communicatietool
  • Blijf positief: geef blijk van waardering door bijvoorbeeld een ‘welkom-terug pakket’ te geven op de nieuwe eerste werkdag. Samen komen we er doorheen!
  • Check-in: als leidinggevende, check regelmatig in bij je medewerkers. Zeker wanneer verschillende afdelingen die een andere werkwijze hebben en pas zonodig het reboarding plan aan per afdeling
  • Blijf kennis delen: houd (remote) kennissessies en (online) koffie dates om verbonden met elkaar te blijven
  • Buddysysteem: creëer een buddysysteem om elkaar in de gaten te houden en te motiveren
  • Welzijn: maak duidelijk bij wie medewerkers mentale en fysieke klachten naar aanleiding van de crisis kunnen melden, zoals slaapproblemen of gezondheidsklachten 

 

Wanneer medewerkers weer terug naar hun werkplek mogen, zal per land, regio, industrie en bedrijf verschillen. Werken zal echter niet meer hetzelfde zijn. Als organisatie is het belangrijk om je medewerkers steun en helderheid te bieden tijdens deze onzekere tijden van ‘social distancing’ door helder nieuwe protocollen te communiceren, nieuwe sociale normen te delen, verwachtingen bij te stellen en verbonden te blijven met je medewerkers. 

 

Hoewel regels vanuit de overheid tijdens deze pandemie elk moment weer kunnen veranderen, aangescherpt of versoepeld kunnen worden, zal een reboardingplan je medewerkers op een positieve manier houvast geven om een eerste stap te zetten naar het ‘nieuwe normaal’.



Reboarding AppicalMedewerkers veilig terug naar de werkplek via de reboarding app

Wil je op een laagdrempelige manier de nieuwe protocollen van je bedrijf kenbaar maken, maar je weet niet hoe? Onze reboarding app ondersteunt organisaties om medewerkers te voorzien van het bedrijfsspecifieke beleid, evenals actuele informatie vanuit de overheid. 

 

Je kunt  vervolgens de voortgang van hun medewerkers meten en rapporteren. Zo kun je  direct aantonen dat je  medewerkers op de hoogte zijn én blijven van het volledige protocol.

 

Wil je meer weten over Appical's reboarding app? Vraag een gratis demo aan!

 

Ik wil een demo