Stap 2 naar een goede pre-boarding

Let op: bevat 3 onmisbare tips om je pre-boarding nóg beter te maken!

 

Als dit de eerste keer is dat je iets leest over pre-boarding zul je wellicht verbaasd zijn dat ik, zonder een blog over stap 1 te hebben geschreven, direct naar stap 2 doorga. Dit heeft echter een reden.

Als Onboarding Consultant zie ik namelijk dat steeds meer organisaties dit onderwerp serieus nemen en de eerste stappen al hebben gemaakt: het verloop van de eerste werkdag is bekend, net als de dresscode, lunch-regeling, en al het papierwerk. Met andere woorden: de praktische zaken zitten tussen de oren en de nieuwe medewerker is klaar voor de start.

Dat denk je althans, als HR. Maar hier moeten we een kleine nuance aanbrengen. De motivatie-piek van een nieuwe medewerker ligt voor de eerste werkdag. Dit betekent dat een nieuwe medewerker, laten we hem/haar Robin noemen*, het meest enthousiast is over zijn/haar nieuwe baan is vóór de eerste werkdag. Vanaf dat moment gaat het vaak snel bergafwaarts. Dit heeft twee redenen:

 

  1. Volop mogelijkheden om de nieuwe baan te romantiseren
    Tot aan de eerste dag bestaat de nieuwe baan alleen nog in het hoofd van Robin en dus kan Robin zich nog allerlei illusies maken over geweldig uitdagende werkzaamheden, leuke nieuwe collega’s, borrels en teamuitjes. Alles is nog leuk, want Robin heeft nog niks ervaren dat deze illusies weerlegt. Vanaf de eerste dag heeft Robin ineens ook te maken met dingen die minder leuk zijn: politiek op de werkvloer, werkdruk, misschien een ingewikkelde collega, moeilijke systemen enzovoort.

  2. De interne processen zijn niet op elkaar afgestemd
    Daarnaast hoor ik vaak bij klanten dat zij er niet klaar voor zijn om een nieuwe medewerker te ontvangen. De laptop of telefoon zijn niet of te laat aangevraagd bij ICT, of er zijn nog geen inloggegevens. De juiste systemen zijn niet op de computer gezet. Robin meldt zich op een verkeerde locatie, want er was intern niet afgesproken of HR, de inwerkbuddy of de manager Robin zou vertellen wat de bedoeling op de eerste dag is. Óf Robin is wel op de goede locatie en er is een laptop en telefoon, maar het is hem totaal onduidelijk wat hij de hele dag moet doen. Dus Robin krijgt van die ‘taakjes’. Of, de ergste, Robin komt zich op de eerste dag melden bij de receptie, maar manager, noch afdeling weet van de komst van Robin. #oeps

Al kromme tenen? Gelukkig gaan er vaak ook zaken wél goed. Bij de meeste bedrijven waar ik kom is een tweetal zaken al heel goed geregeld. (En als je dit leest als Appical-volger heb je ze waarschijnlijk ook al op orde - props voor jou!)

  1. Solide employer brand
    Het employer brand (of het werkgeversmerk) is als merk bij Robin goed doorgekomen. Onder andere door de werken-bij-site, de selectieprocedure en de informatie die Robin heeft gekregen tussen tekenen van contract en de eerste dag. Robin weet wat de ‘perks’ zijn om bij jullie organisatie te komen werken, snapt de missie en visie en weet meestal iets over de geschiedenis van jullie organisatie. Robin kan zich vereenzelvigen met de club, de motivatie krijgt een boost en Robin is trots op de nieuwe baan bij jouw merk. Cool!

  2. Hoe ziet de eerste dag eruit?
    Daarnaast is het verloop van de eerste werkdag meestal wel bekend bij Robin, net als de dresscode, lunch-regeling, en al het papierwerk. Met andere woorden: de basics zijn bekend en zijn geregeld voor de start.

Herkenbaar? So far so good? Mooi! Daarom gaan we nu naar stap 2, want er valt nogal wat winst te behalen. Je krijgt van mij 3 onmisbare pre-boarding tips.

 

 

Tip 1: Bereid je als werkgever voor op de komst van een nieuwe medewerker.

Je nieuwe medewerker (Robin) bereidt zich goed voor op de eerste werkdag. Die is druk bezig met het maken van een verpletterende eerste indruk. Om je een idee te geven; dit passeert de revue bij de meeste Robins:

  • Het voorstelrondje wat er onvermijdelijk aan zit te komen
  • Bedenken welke outfit hij aan gaat trekken
  • 3 keer de reis naar kantoor dubbelchecken op Google Maps 
  • Toch nog maar even het kantoor op streetview bekijken om de juiste ingang te vinden
  • NS checken en besluiten toch een trein eerder te nemen 
  • Alvast wat collega’s opzoeken op LinkedIn
  • Nog maar een keertje de ‘over ons’ sectie op de site bekijken
  • Lunch niet vergeten!
  • Zijn zenuwen enigszins de baas blijven (wat natuurlijk totaal niet lukt!)

Als werkgever kun je óók maar 1 keer een goede eerste indruk maken. En Robin hoopt stiekem dat hij hartstikke leuk opgevangen wordt en zich welkom voelt. Eigenlijk is het  net alsof je gaat daten met elkaar. Er zijn allemaal verwachtingen en ideeën, die ook in de selectieprocedure nog niet zijn uitgesproken. Zorg er daarom voor dat alles goed geregeld is. Kortom: breng je interne onboarding-proces op orde.

Welke taken zijn belegd bij de buddy en wat doet Robin’s manager? Wie is er verantwoordelijk voor het inwerken op cultuur en wie op inhoud? Wat gaat Robin doen om iedereen te leren kennen? Hoe kan hij gelijk van waarde zijn? Hoe ga je de frisse blik van Robin gebruiken? Wie is verantwoordelijk voor alle facilitaire zaken als laptop, telefoon, auto, pasjes, inloggegevens etcetera?  

Het is nu vaak nog wijzen naar elkaar. Iedereen wil zijn eigen tuintje beschermen en “overbodige verantwoordelijkheden” ergens anders beleggen. Management vindt het moeilijk hier een uitspraak over te doen, IT heeft niks doorgekregen van HR et voilà: er is verwarring. Iemand moet even dapper zijn, opstaan en de leiding nemen om af te spreken wie waarvoor verantwoordelijk is in het onboarding-proces.

 

Tip 2: Zorg dat je nieuwe medewerker zich welkom voelt.


De meest voorkomende fout die ik bij klanten zie met betrekking tot onboarding, is dat HR of een manager ÁLLES wil vertellen over het werk dat gedaan moet worden. En dat voelt voor Robin en beetje alsof hij niet heeft geleerd voor een heel belangrijk examen en een dag van tevoren alle informatie in zijn hoofd moet stampen.


De belangrijkste tip die ik kan geven is dat onboarding ook leuk mag zijn. Jij krijgt extra capaciteit op de werkvloer, maar je nieuwe medewerker krijgt een geheel nieuw leven dankzij deze baan. Geloof maar dat Robin mega zenuwachtig is en dat ‘ie zich compleet nutteloos voelt in de eerste week. Alles is nieuw voor hem en hij wil super graag meedoen, maar heeft het gevoel totaal nog niet van waarde te kunnen zijn. Stel Robin daarom op zijn gemak en organiseer iets leuks zodat Robin zich welkom voelt. 

43081

Hoe je dit aanpakt?

Zorg bij je eerstvolgende nieuwe Robin bijvoorbeeld eens voor een persoonlijke welkomstboodschap van 30 seconden ter voorbereiding op de eerste dag. Gegarandeerd punten scoren! En als je het dan echt helemaal goed wil doen: richt dan de nieuwe werkplek al helemaal in, inclusief laptop, mobiel, bloemen en een leuke kaart.

Of stuur Robin vóór de eerste dag een kaartje naar zijn huisadres. Refereer op deze kaart aan een onderwerp uit het sollicitatiegesprek waar jullie het over hebben gehad. Gebruik humor en maak het persoonlijk. Denk je dat Robin zich welkom voelt? Ik weet het wel zeker!

 

Tip 3: Zorg dat iemand ook écht weet wat hij inhoudelijk kan verwachten.

Robin wil graag zo snel mogelijk van toegevoegde waarde zijn en jij hebt Robin (waarschijnlijk) aangenomen omdat je extra man/vrouwkracht nodig hebt. Top, jullie willen hetzelfde. En wat duurt het dan lang voordat Robin up-to-speed is, niet waar?

Robin moet een aantal ingewikkelde processen onder de knie krijgen. Maak het Robin gemakkelijk door Robin niet in het diepe te gooien (nee; ook niet als je een work-hard-play-hard cultuur hebt. En ook niet als dat ‘nu eenmaal is zoals jullie werken’...)
Een puzzel begin je ook bij de gemakkelijke hoekstukjes. Het grote plaatje vormt zich vanzelf. Breek het werk op in kleine stapjes en leer ze een voor een. Wat overigens niet uitsluit dat je Robin niet ter inspiratie bij een interessant ander project kan laten aansluiten. 

Heb je wel eens nagedacht hoe jullie kennis overdragen aan een nieuwe medewerker? Denk even terug aan je studie. De slimste professor is vaak de saaiste leraar waar je het minste van leert. Weet Robin trouwens wat hij moet doen om de proeftijd door te komen? Weet Robin op welk moment hij wát moet hebben geleerd? Hoe meten jullie eigenlijk persoonlijke groei en succesvol werken? Hoe wordt Robin gecoacht en aangestuurd? Zijn daar uitgewerkte ideeën over bij jullie? Want dán kun je namelijk ergens op sturen. En als het voor jou nu vaag is, hoe kun je dan verwachten dat je nieuwe medewerker lekker snel operationeel is?

New hire persona’s

Wat je hierbij het meeste gaat helpen bij het opstellen van je onboarding-programma is werken met persona’s. Want de medewerker op de postkamer wil anders ingewerkt worden dan de nieuwe senior beleidsmaker. Ze hebben een andere informatiebehoefte, stellen zich anders op naar collega’s, denken en opereren verschillend. En zo is het ook met de online marketeer en de accountmanager. Stel daarom een aantal fictieve nieuwe medewerkersprofielen op en ga na hoe je ze het beste kunt inwerken. Een persona hoeft zeker niet altijd rolgebonden te zijn. Vaak creëren organisaties ook persona's op basis van divisie, cultuur of senioriteit. Tip: begin met de twee of drie meest voorkomende en breid dit daarna eventueel uit.

 

78

Resumé: Waar kun je na het lezen van deze blog nu mee beginnen? 

  • Maak een analyse van de verschillende (hire) persona’s die je gaat onboarden
  • Bereid je intern voor op de komst van een nieuwe medewerker door alle processen op orde te hebben
  • Maak je onboarding ervaring persoonlijk en uniek voor iedereen

Heel veel succes met het implementeren van deze tips!

Meer weten, of hulp nodig? Laat dit mij dan weten. Dan drinken we binnenkort een kop koffie!

 

* Waar ‘hij’ of ‘hem’ staat kan uiteraard ook ‘zij’ of ‘haar’ worden gelezen. Dit is echter niet altijd zo uitgeschreven omwille van de leesbaarheid.