Een positieve inwerkbeleving bij Jeugdbescherming west met de onboarding app

November 02, 2020
Best practices onboarding

In gesprek met Roald van Os, HR adviseur Jeugdbescherming west

Jeugdbescherming west doet betekenisvol en intensief werk. De jeugdbeschermers begeleiden ongeveer 2900 gezinnen per jaar verspreid door meerdere regio's in Zuid-Holland. Om nieuwe medewerkers optimale ondersteuning en begeleiding te bieden tijdens het inwerken, gebruikt Jeugdbescherming west sinds juli 2020 het onboarding platform van Appical. Roald van Os, HR adviseur, vertelt over de uitdaging die er lag op het gebied van onboarding en hoe de app bijdraagt aan een positieve inwerkbeleving en inzichten biedt.

 

Iimage-png-2ndustrie: Zorg

Totaal aantal medewerkers: 500

Aantal nieuwe medewerkers per jaar: 100

Gemiddelde beoordeling onboarding met Appical: 8.0

Nieuwe medewerkers gemiddeld sneller up & running met Appical: 41 - 50 %

 

 

 

Wie zijn jullie?

“Jeugdbescherming west is een Gecertificeerde Instelling in de regio Haaglanden en Zuid- Holland. Ieder kind blijvend veilig, dat is onze opdracht. Wij doen dat 7 x 24 uur voor kinderen in de meest complexe situaties. 

 

Onze aanpak richt zich op het creëren van een duurzaam veilige basis voor het kind. Door goed samen te werken met het kind, de ouders, hun netwerk en de betrokken hulpverleners doorbreken we bestaande problematische gezinspatronen.”

jeugdbeschermingwest-app-2

Wat was jullie uitdaging op het gebied van onboarding?

“We werkten voorheen met een bijna maandelijkse introductiebijeenkomst voor nieuwe medewerkers. Op zich heel leuk, maar we gaven onze nieuwe collega’s binnen een paar uur veel teveel informatie. Ze zaten als het ware in een soort snelkookpan. Je kunt je afvragen wat daar dan van blijft hangen en hoe effectief en leuk dit voor hen is. 

 

Ook het actueel houden van alle informatie uit de diverse afdelingen en het vastleggen van een handvol sprekers was een behoorlijk tijdsintensieve klus. Een andere uitdaging was om ons verhaal zo te vertellen dat het relevant en begrijpelijk is voor iedereen die bij ons start.

 

Voor Jeugdbescherming west draait het iedere dag weer om kindveiligheid, en dat proces kent geen 9 tot 5 dagindeling. Het goed laten landen van nieuwe collega’s binnen je organisatie wil dan nog wel eens minder aandacht krijgen, terwijl dit volgens ons juist zo belangrijk is. 

 

image-png-3Als je ergens binnenkomt en weinig tot geen informatie hebt en meteen wordt meegenomen in de waan van alledag, mis je basisinformatie die bijvoorbeeld ook bijdraagt aan je éigen welbevinden en veiligheid. 

 

Een veilige werkomgeving waarin je de weg weet te vinden zou wat ons betreft de basis moeten vormen voor jeugdzorgprofessionals en professionals in de ondersteuning om zo ook bij te dragen aan de missie van Jeugdbescherming west: ieder kind blijvend veilig.

 

De app is een prachtig hulpmiddel om iedereen vertrouwd te maken met de 9 principes die betrekking hebben op onze werkwijze. Dat is een Gezinsgerichte Aanpak voor casemanagement in het gezin, maar ook op de inrichting van onze eigen organisatie en de positie die wij innemen in de hulpverleningsketen om de gezinnen heen.”

 

Jeugdbescherming west app 3

 

Hoe zijn jullie te werk gegaan om de onboarding app te ontwikkelen?

“Door het spelen van Appical’s onboardinggame hebben we de eerste ruwe schets gemaakt en onder begeleiding van Appical hebben we content verzameld en daar zelf een spoorboekje/reisschema van gemaakt.”

 

Welke inzichten heeft het digitale onboarding platform jullie gegeven?

“Voordat we met onze introductie-app werkten waren we ons niet zo bewust van de enorme hoeveelheid informatie die er op nieuwe medewerkers afkomt. Ook realiseren we ons nu dat het een heel tactvol proces is om nieuwe collega’s echt alle informatie te geven die voor hen nodig is.

 

De app geeft ons nu inzicht in waar medewerkers staan in hun eerste tijd bij onze organisatie, dat konden we voorheen niet. Omdat we verbinding en ontmoeting nog steeds naast de app heel belangrijk vinden blijven we kennismakingslunches organiseren. Het een sluit het ander daarom zeker niet uit!”

 

💡 Lees ook de blog "Hoe meet je het succes van je onboarding programma?"

 

image-png-4Hoe is jullie onboarding programma nu ingedeeld?

“Appical zorgt ervoor dat een nieuwe collega al ruim van tevoren in stukjes opgedeelde informatie krijgt die op dat moment handig en nodig is. Rond de indiensttreding volgt de praktische informatie en bij de eerste maanden komt er weer nieuwe en meer uitgebreide informatie vrij. Het zijn logische stappen die je zelf als organisatie kunt inrichten en waarbij je het tempo kan bepalen. 

 

Het geeft volgens ons de rust en het overzicht die voor nieuwe collega’s nodig is in het soms hectische en complexe werk waar wij als professionals bij Gecertificeerde Instelling mee te maken hebben. Dat het daarnaast bijdraagt aan behoud van medewerkers voor onze branche is natuurlijk helemaal mooi.”



Jeugdbeschermingwest-app-3Wat zijn de eerste resultaten van de app?

“Wat een goed idee en de app ziet er ook goed uit! Superhandig voor de nieuwe medewerkers. De eerste weken word je overspoeld door informatie, dus met zo'n app kunnen ze veel makkelijk teruglezen. Ook de lijst met alle afkortingen is helpend”, aldus een nieuwe Jeugbeschermer.

 

Van Os: “Qua besparing is het evident: we zijn veel minder tijd kwijt aan de organisatie van de introductiebijeenkomsten en het onderhouden van de content is nu centraal geregeld. Managers worden bovendien ook ontzorgd in het inwerktraject en hoeven geen collega vrij te maken voor een presentatie. Ze moeten zelfs zorgen dat ze de app goed bekijken en de nieuwe medewerker een beetje kunnen bijbenen. 😉”

Jeugdschermingwest-app-7-png

 

Hoe gaan jullie in de toekomst verder inzetten op onboarding?

“Waar we nog naartoe willen met de app is dat deze nog meer regio-specifieke informatie gaat geven waarbij het verhaal van Jeugdbescherming west natuurlijk uniform blijft.”

 

Lees ook: "Zorgeloos aan het werk bij Amsterdam UMC met de onboarding app"

 

Denk je dat jouw organisatie ook hulp gebruiken bij het inwerken van nieuwe medewerkers? We denken graag met je mee. Stuur ons een berichtje en dan kijken we naar de mogelijkheden! ✉️