In 6 stappen naar een goede offboarding

September 16, 2019
Offboarding

Vaker wel dan niet, zal een werknemer die bij jouw bedrijf gaat starten, tegelijkertijd ook afscheid aan het nemen zijn bij zijn vorige werkgever. Offboarden noemen we dat in vaktermen. En als je als werkgever daar op juiste manier aandacht aan besteed, dan kan je ex-werknemer zomaar een ambassadeur voor je worden. Ik geef je graag een paar tips.

 

Stap 1: Kies de journey

Het offboarden begint op het moment dat de knoop wordt doorgehakt; de medewerker zal afscheid nemen van de organisatie. Hier kun je al onderscheid maken in wat voor offboarding-journey je de vertrekkende medewerker wil aanbieden. Je kunt je voorstellen dat het vertrek bij een reorganisatie anders dan wanneer de medewerker zelf een nieuwe baan heeft gevonden. Ook de overwegingen van een medewerker om te vertrekken (bijvoorbeeld werkplezier, of juist reistijd) kunnen meespelen in hoe de medewerker zich voelt over het vertrek. Er zijn nog meer verschillende situaties (pensioen, ziekte, etc), maar de grote meerderheid zal vallen in een van de categorieën “vrijwillig” of “gedwongen”. Zorg dat je hier op inspeelt door verschillende scenario’s uit te werken.

 

Stap 2: Processen, communicatie & emoties

Binnen offboarden kun je ook onderscheid maken tussen processen en communicatie. Zodra het offboarden van start gaat kun je een aantal dingen in gang gaan zetten - van het inleveren van hardware en andere spullen tot het opmaken van vakantiedagen. Praktische zaken die moeten gebeuren, en waarvan het dus handig is dat je er een eenvoudig proces voor hebt. Dit kun je al doen door bijvoorbeeld voor jezelf een checklist te maken. Zo vergeet je niks, en de vertrekkende medewerker ook niet.

De communicatie is de andere kant. Communicatie naar de medewerker, naar het team, naar de rest van de organisatie, en naar contacten buiten de organisatie. Het liefst ook in die volgorde.

Het vertrek zal ook emoties teweegbrengen. Geef daar genoeg de ruimte voor, bied bijvoorbeeld een gesprek met een vertrouwenspersoon aan of geef je medewerker de rest van de week vrij. Want zoals bij elke verandering, gaat iedereen daar op een andere manier mee om. 

 

Stap 3: Borg die kennis

Zodra iedereen van de eerste schok is bekomen, kun je overgaan op het op de juiste manier afronden van de werkzaamheden. Zorg voor goede overdrachten -zowel van kennis als van contacten- en zorg dat ook informatie die “in het hoofd” zit van de vertrekkende medewerker concreet wordt gemaakt. Waar kan de eventuele opvolger deze kennis terugvinden?

 

Offboarding-journey

 

Stap 4: Vraag om feedback

Als de medewerker alles heeft afgerond en overgedragen, is het moment aangebroken om te vragen om feedback. Want de beste feedback komt van binnen. De medewerker heeft niet voor niets de keuze gemaakt om te vertrekken, en zo kun je leren wat er binnen je organisatie zou kunnen verbeteren om het de volgende keer te voorkomen. Dat kan via een exitgesprek, een (online) vragenlijst of op een andere manier, maar zorg ervoor dat het in elk geval kort is. Gebruik bijvoorbeeld het Appical platform, zoals de afbeelding hierboven. En let op: de medewerker heeft in het exitgesprek de vrijheid om alles te zeggen wat hij wil, zonder enige beperkingen.

 

Stap 5: Neem afscheid

Na alle overdracht en feedback is dan toch het moment daar: de laatste werkdag (niet te verwarren met de laatste contractdag). Geef de vertrekkende medewerker een passend afscheid en betrek hem in de keuzes hiervoor. Word het een lunch, borrel, of vertrekt de medewerker met stille trom? Handig om zelf ook over na te denken: geef je de medewerker iets mee? En zo ja, wat? In elk geval, zorg dat je als organisatie hier dan ook budget voor vrijmaakt. Niks zo genânt om na 20 jaar trouwe dienst zelf de borrelhappen te moeten betalen. Als je op de juiste manier afscheid neemt, vertrekt de medewerker met een positief gevoel en heb je er een ambassadeur bij.

 

Stap 6: The day after

Nadat de medewerker is vertrokken, is hij officieel een alumnus geworden. Je kunt als bedrijf je alumni betrokken houden door bijvoorbeeld een alumnigroep op te richten via LinkedIn. En bijvoorbeeld af en toe iets te organiseren, om het onderlinge contact te bevorderen. Ook kun je alumni makkelijker vragen om eens iets voor je te doen. Denk aan feedback geven op een nieuw concept, hun netwerk inzetten om nieuwe mensen te vinden of een review voor jullie organisatie achter te laten. En als je zelf naar nieuw personeel zoekt, dan kan een alumnus juist extra waarde hebben omdat hij de organisatie al goed kent en terug kan keren met extra ervaring, kennis en connecties. 

 

Vertrek als ‘fan’, niet als hater.

Zo kan je zien, dat als je je medewerker op de juiste manier naar de uitgang begeleid, het van een negatieve ervaring een positieve kan worden. Geef het vertrek aandacht, maak er budget voor vrij, zorg dat er een soepel proces voor is ingericht en borg de kennis. Omdat het vertrek van iemand -als je er over nadenkt- net zo vaak voorkomt als het onboarden van een medewerker.

 

Meer weten, of hulp nodig? Stuur mij een e-mail. Dan drinken we binnenkort een kop koffie!

 

* Waar ‘hij’ of ‘hem’ staat kan uiteraard ook ‘zij’ of ‘haar’ worden gelezen. Dit is echter niet altijd zo uitgeschreven omwille van de leesbaarheid.