Hoe automatiseer je een naadloze onboardingervaring met workflows?

February 05, 2021

Nu veel medewerkers overwegend thuiswerken, beginnen de meeste bedrijven het belang in te zien van een digitaal onboardingtraject voor nieuwe medewerkers. Via digitale onboarding zorg je er namelijk voor dat nieuwe medewerkers een productieve start kunnen maken in hun nieuwe functie. 

Door hier al mee te beginnen vóór de eerste werkdag van hun nieuwe werknemer, kunnen organisaties ook alvast voorsorteren op het benodigde papierwerk of wat er aan IT moet worden geregeld. Voor een nieuwe werknemer omvat het op afstand onboarden veel meer dan het doorlopen van de onvermijdelijke compliance-processen met de HR-afdeling. 

Bij organisaties heerst nog steeds de misvatting dat onboarding alleen een taak is voor de HR-afdeling. Om een nieuwe medewerker echt klaar te stomen voor een succesvolle carrière binnen de organisatie, is actieve deelname van IT, recruitmentmanagers, teamleden en andere afdelingen cruciaal. De realiteit is namelijk dat er in veel bedrijven zoveel administratie moet worden doorgeworsteld dat nieuwkomers aan het eind van hun eerste week uitgeput zijn.

 

“40% van de nieuwe werknemers zegt dat het te lang duurt voordat ze een reactie op vragen krijgen van HR.” – Digitate

 

Gelukkig kunnen organisaties dankzij automatiseringstechnologie de elementen van afzonderlijke onboardingprocessen ontvlechten en nieuwe, efficiëntere verbindingen tussen verschillende afdelingen tot stand brengen. 

In deze blog gaan we in op het begrip onboardingworkflows en geven we 5 snelle en eenvoudige tips over hoe workflowautomatisering een onboardingprogramma kan verbeteren en versterken. 

Wat zijn onboardingworkflows?

Aangezien het onboardingtraject bestaat uit meerdere checkpoints die afhankelijk zijn van persoonlijke input of goedkeuring, is workflowsoftware cruciaal bij het beheren van de informatiestromen tussen afdelingen. Het maakt het gemakkelijker om berichten te versturen en acties te monitoren of triggeren. Door workflows te automatiseren kunnen jij en jouw organisatie waardevolle tijd besparen die dan kan worden besteed aan andere taken en projecten.

 

Tip 1: Stroomlijn de onboardingprocessen

Naarmate veel werknemers thuiswerken, gaan bij bedrijven steeds vaker en steeds meer afdelingen een rol spelen bij de onboarding, wat nieuwe typen fouten kan veroorzaken. Vaak leiden miscommunicatie en een slechte afstemming tussen teams tot vertragingen bij het invullen van papierwerk, het instellen van IT-faciliteiten of het eerste contact met collega’s. 

Software voor workflowautomatiserings kan bij elk van deze dreigende problemen helpen door taken en de bijbehorende software van tevoren goed in te plannen, zodat een nieuwe werknemer snel en probleemloos kan worden ingewerkt. Geïntegreerde eSignature-software, zoals DocuSign of PandaDoc, kan bijvoorbeeld moeiteloos worden geïntegreerd als onderdeel van een workflow, waardoor een gestroomlijnder proces ontstaat voor alle betrokkenen.

Wil je meer weten over het integreren van eSignature-software zoals DocuSign in je onboardingproces? Lees hier ons blog "Digitalisering van het onboardingproces met behulp van integraties"!

 

Tip 2: Wees goed voorbereid op de komst van de nieuwe werknemer

Vooral voor de recruitmentmanagers van nieuwe werknemers heeft onboarding niet altijd de hoogste prioriteit. Ook onboarding-buddy’s, vaak een direct teamlid en een collega, die in de eerste maanden als informele steun, vriend en vraagbaak moeten fungeren, hebben hun eigen agenda’s en verantwoordelijkheden (Meer informatie over de onboarding-buddy). Voor hun rol bij het contact leggen en een relatie opbouwen met de nieuwe werknemer is het zeer belangrijk dat ze op de hoogte zijn van de komst van een nieuw lid binnen hun team. 

In ons onboarding platform hebben we tijdgebonden acties ingebouwd om het voorbereidingsproces te vergemakkelijken. We maken het bijvoorbeeld voor gebruikers of beheerders gemakkelijk om een persoonlijk welkomstbericht te schrijven, zodat een buddy of recruitmentmanager die dit niet goed in de eigen planning heeft gezet het niet vergeet. Dit zorgt voor een fijn en tijdig eerste contactmoment met de nieuwe medewerker. 

 

 

Tip 3: Volg de vorderingen van uw nieuwe werknemers

Na het warme welkom zetten de nieuwe werknemers tijdens het onboardingprogramma hun eerste stappen binnen de organisatie. Om ervoor te zorgen dat de eerste compliance-aspecten duidelijk zijn, zoals inzicht krijgen in hun rol of prestatieverwachtingen, is het belangrijk dat recruitmentmanagers of buddy’s die de nieuwkomer begeleiden vanaf het begin de voortgang kunnen blijven volgen. 

Met de voortgangstriggers in de Appical-software kunnen gebruikers hun nieuwe collega’s volgen en waar nodig helpen, omdat ze continu op de hoogte blijven van elk afgerond onderdeel of hoofdstuk. Het is erg gemakkelijk om even snel te kijken of een nieuwe werknemer op koers ligt of achterop dreigt te raken en wat ondersteuning en aandacht nodig heeft. 

Voor meer kritieke taken, zoals het digitaal ondertekenen van het arbeidscontract of het opzetten van een IT- en softwareverbinding, kunnen gebruikers instellen dat ze meldingen willen ontvangen over items op de checklist. Dit voorkomt kostbare en irritante vertragingen, doordat de IT- en HR-afdelingen op de hoogte kunnen worden gehouden en kunnen zien of taken wel of niet op tijd gedaan zijn.

 

Tip 4: Coördineer de leer- en ontwikkelingsprogramma’s

In de meeste goed presterende bedrijven is het einde van het onboardingproces het begin van een reeks interne leerprocessen en -programma’s. Hoewel de lengte, de intensiteit en het tijdsbestek van elk onboarding- en leerproces voor elk bedrijf en elke afdeling anders zijn, draagt het automatiseren van het onboardingproces met behulp van workflows bij aan een naadloze overgang naar het programma dat het beste bij je organisatie past. 

Door tijdgebonden triggers in te stellen kan de HR-afdeling kort voor het einde van het onboardingproces worden ingeseind dat het contact op moet nemen met de nieuwe werknemer, om feedback te verzamelen over het onboardingproces of om persoonlijke doelen en ambities te bespreken. Deze informatie kan vervolgens helpen bij het opzetten en samenstellen van een individueel LMS-programma.

 

Tip 5: Geef collega’s het afscheid dat ze verdienen

Workflowautomatisering stelt u niet alleen in staat om een soepele overgang te maken naar leer- en ontwikkelingsprogramma’s. Om een werknemer maximaal te blijven inzetten nadat deze heeft besloten om het bedrijf te verlaten of bij het (natuurlijke) einde van zijn of haar contract, raden wij aan een offboardingprogramma te gebruiken. 

Geautomatiseerde workflowtriggers, zoals de tijdgebonden triggers, kunnen helpen bij het opstarten van zo’n offboardingtraject en bij de voorbereiding van processen zoals exitgesprekken, financiële afrekeningen, inleveren van apparatuur en bedrijfsmiddelen of het plannen van een (virtuele) afscheidslunch. Tijdens het offboarden van een werknemer kunnen betrokken partijen zoals HR, managers of IT dankzij de meldingen over checklist-items controleren dat alle noodzakelijke stappen op tijd worden afgerond. Zo weet je zeker van dat je organisatie een positieve laatste indruk maakt.

 

Pak al je onboardingproblemen aan met workflowautomatisering

Door het onboardingproces en de bijbehorende werknemerstrajecten te automatiseren met behulp van workflows, kun je nieuwe collega’s een snelle, klantgerichte service aanbieden, waardoor ze zich meteen “thuis” voelen binnen de organisatie. Als gevolg daarvan kunnen deze nieuwe werknemers optimaal werkzaam zijn en sneller hun maximale potentieel te bereiken, terwijl ze tegelijkertijd, wanneer dan ook, de ondersteuning krijgen die ze nodig hebben.

Bovendien heeft dit als voordeel dat IT en HR, en ook andere verwante afdelingen zoals de facilitaire dienst en financiën, een deel van hun capaciteit terugwinnen omdat ze niet alles hoeven bij te houden. Ze kunnen hun tijd dan inzetten voor andere waardevolle taken en projecten, waardoor de productiviteit van de onderneming als geheel toeneemt. Zo kan het automatiseren van onboardingworkflows helpen om onboardingproblemen op te lossen en een naadlozere onboardingervaring te realiseren.

 

Wil je weten wat workflowautomatisering kan betekenen voor jouw organisatie? Neem contact met ons op!