Drie onmisbare rollen in de onboarding van je nieuwe medewerker

December 24, 2019
Onboarding, Talent Management

Wat kan je nieuwe medewerker verwachten van de manager, de buddy en de mentor?

 

In mijn vorige blog heb ik het gehad over het operationeel krijgen van je nieuwe medewerker. Je hebt immers je nieuwe medewerker aangenomen omdat er werk gedaan moet worden. Er zijn KPI’s te halen, productie te draaien en omzet te generen. Je bent immers aan het bouwen aan je organisatie. En je hebt eindelijk voldoende handen die het werk doen! 


Nu moet ik op dit punt slecht nieuws overbrengen: je nieuwe medewerker, laten we hem Robin noemen*, is niet van baan veranderd om voor jouw KPI’s te knokken. Die is gekomen vanwege de inspirerende collega’s, de informele cultuur, volop kansen om zichzelf te ontwikkelen en het salaris is comfortabel. Als Onboarding Consultant bij Appical zie ik dat de onboarding vaak mis gaat doordat organisaties zich onvoldoende kunnen verplaatsen in de nieuwe medewerker. Robin wordt onvoldoende opgevangen, nauwelijks begeleid en weet niet waar de juiste informatie te halen is.


Laten we eens een gedachten experiment doen. Hoe kunnen we het Robin zo ongemakkelijk mogelijk maken? Hoe kunnen we er nu voor zorgen dat hij zich niet welkom voelt bij zijn nieuwe baan?

  1. Niemand komt Robin ophalen bij de receptie op de eerste dag.
  2. Robin krijgt een dikke en complexe werkinstructie, met bijzonder kleine lettertjes (en we doen zeker niets interactiefs).
  3. We storen Robin eindeloos met ad hoc taken, zodat er echt geen lijn meer te ontdekken is.
  4. We vertellen Robin niet dat hij zelf lunch mee moet noemen (trouwens, we nemen Robin helemaal niet mee naar lunch!)
  5. Een aantal cruciale personen waar Robin mee moet samenwerken stellen we uiteraard niet voor.
  6. Laten we er ook voor zorgen dat Robin informatie nergens kan vinden.
  7. Of nog beter: we creëren veel chaos door Robin aan veel mensen voor te stellen die elkaar tegenspreken over wat Robin moet doen. 
  8. In deze hele brei geven we Robin snoeiharde targets, want hij moet wel rendabel zijn.
  9. De slogan van dit inwerkprogramma is: “Bij ons ben je vrij om je eigen rol te bepalen.”


Wat ik probeer te zeggen is helder, niet waar? Neem de tijd om in Robin te investeren! Bouw een relatie op en organiseer dat warme bad. Neem Robin de eerste periode bij de hand. Realiseer je dat het waarschijnlijk 6 maanden aan investeren kost voordat Robin echt rendabel is. In die periode ben je vooral aan het uitleggen, inwerken en bijsturen.

Gelukkig hoef je dit niet in je eentje te doen. Mijn tip: ga aan de slag met drie onboarding-rollen die Robin kunnen helpen landen in de organisatie, om jullie cultuur te laten snappen en het werk te leren:

  1. De Manager,
  2. de Buddy en ten slotte
  3. de Mentor.

Onboarding rol manager blog Appical

De Manager

Als Onboarding Consultant zie ik vaak bij bedrijven dat medewerkers (te) snel uitstromen doordat de relatie met de manager niet goed is. Waarom stoppen we door onze manager? Er wordt over-en-weer niet geluisterd, maar er zijn wel heel veel verwachtingen van elkaar. Een medewerker loopt dan de deur uit met de mededeling “Nee, het werk is toch niets voor mij.” En de manager denkt: “Failed hire!” 

 

Of Robin nu wilt of niet, die manager is er toch. Tenzij jullie werken in zelforganiserende teams. Van een manager verwacht Robin met name feedback over zijn functioneren en de mogelijkheid om te vertellen wat het werk met hem doet. Organiseer iedere twee weken een kort overleg waarin je aangeeft hoe Robin er in zijn ontwikkeling voorstaat. Wat doet Robin goed? Wat heeft Robin geleerd van de moeilijke situaties? En wat wil Robin graag kwijt aan ideeën of emotie? Je investeert hiermee in een duurzame werkrelatie. Dit betekent dat je ook helder moet hebben hoe ver Robin in zijn onboardingprogramma is.

 

Appical-tip voor de manager:

Zorg ervoor dat een manager weet hoe hij de ontwikkeling van Robin kan monitoren en managen. De manager stuurt aan op de inhoudelijke ontwikkeling, gericht op het behalen van de doelstellingen die passen bij de baan. Spreek daarom ook met de manager af hoe vaak deze evalueert met Robin.

Om de manager te ondersteunen in de onboarding van nieuwe collega's, hebben wij de Manager’s toolkit functie ontwikkeld. Meer weten? Stuur ons een e-mail.

Appical onboarding buddy

 

De Buddy

De buddy is ongeveer net zo oud en is minder ervaren dan een mentor (zie hieronder). De belangrijkste taak die de buddy heeft is ervoor zorgen dat de nieuwe medewerker zich als een vis in het water voelt. De buddy is een maatje die emotioneel dichtbij staat en je nieuwe medewerker op sleeptouw neemt. De buddy kan helpen met moeilijke zaken relativeren en zorgt voor veiligheid.

Appical-tip voor de buddy:

Breng de buddy al vóór de eerste dag in contact met je nieuwe medewerker. Zorg ervoor bijvoorbeeld voor dat Robin weet dat de buddy hem de eerste dag ophaalt bij de receptie en hem een rondleiding door de nieuwe werkplek geeft.

Personal message AppicalIn het Appical platform kun je gebruik maken van de Messages functie om groeps- en individuele berichten te versturen.

 

Mentor onboarding rol

De Mentor

Als laatste kun je natuurlijk een mentor toewijzen. De mentor is over het algemeen iets ouder, in ieder geval een stuk meer ervaren dan Robin en kan de fijne kneepjes van het vak overbrengen.

Dankzij de mentor weet Robin hoe de hazen lopen binnen de organisatie. De mentor kan de cultuur overbrengen en is iemand waar Robin zich aan kan optrekken. Hij is de nestor waarbij Robin naast cultuur ook inhoudelijk veel van kan leren. Een mentor heeft het namelijk allemaal al eens gezien en meegemaakt en kan vertellen waar Robin zich wel en niet druk over hoeft te maken. Dat is veilig leren.

Onboarding appical koffie date

Appical-tip voor de mentor:

Laat Robin in zijn onboarding samen met de mentor 'koffie dates' inplannen. De mentor kan Robin vertellen welke medewerkers van verschillende afdelingen belangrijk zijn om te leren kennen en hun kennis kunnen delen. Zo help je Robin een netwerk binnen jouw organisatie op te bouwen. Of laat Robin een dagje 'meelopen' met de mentor, zodat hij goed kan afkijken bij een (klant)afspraak of vergadering.

 

Belangrijk om te onthouden

Realiseer je dat deze rollen liever niet overlappen. Je manager is niet je buddy: je kunt niet dezelfde gesprekken voeren met je buddy als met je manager. Een manager moet daarom niet denken: “Kom voor alle vragen maar naar mij toe”. Andersom kan een buddy geen manager zijn: een buddy hoeft niet de voortgang te bewaken van het inwerkprogramma van de nieuwe medewerker of hem aan te spreken op resultaten.

 

Introduceer deze verschillende rollen (de manager, de buddy en de mentor) zo snel mogelijk aan je nieuwe medewerker (bij voorkeur al in de pre-boarding fase). Zo weet Robin bij wie hij waarvoor terecht kan en wat hij van wie mag verwachten. Zo help je je nieuwe medewerker zich welkom te laten voelen in de organisatie, de bedrijfscultuur te snappen, een netwerk op te bouwen en sneller het werk te leren.

 

Hulp nodig bij het in kaart brengen van verantwoordelijkheden en rollen in jouw organisatie? Wil je weten hoe je dit nu het beste kunt automatiseren? Stuur me een berichtje dan drinken we er een kop koffie over.

 


* Waar ‘hij’ of ‘hem’ staat kan uiteraard ook ‘zij’ of ‘haar’ worden gelezen. Dit is echter niet altijd zo uitgeschreven omwille van de leesbaarheid.

Illustraties: Slidesgo