8 tips om nieuwe medewerkers een inclusief onboardingprogramma te bieden

October 23, 2020
inclusive onboarding

Diversiteit en Inclusiviteit (D&I) op de werkplek worden steeds belangrijker. Volgens een rapport van PwC wil de volgende generatie medewerkers veel liever werken voor een bedrijf dat aandacht heeft voor diversiteit en inclusiviteit. Een dergelijk diversiteits- en inclusiviteitsbeleid maakt een organisatie interessanter voor 86% van de vrouwen en 74% van de mannen om bij te werken. Dit heeft tot gevolg dat veel organisaties meer zijn gaan investeren in diversiteits- en inclusiviteitprogramma's, en 76% ziet het nu zelfs als een prioriteit. 

 

Waarom inclusieve onboarding belangrijk is

Het creëren van een inclusieve werkplek heeft veel voordelen - van hogere arbeidstevredenheid en productiviteit tot meer creativiteit en innovatie... Maar wat houdt inclusiviteit eigenlijk in? Volgens Sarah Cordivano, die hier in 2019 een lezing over gaf op de onboardingconferentie Onboard.Amsterdam, gaat het bij inclusiviteit om het creëren van een werkomgeving die wordt gekenmerkt door respect, verbinding en saamhorigheid. Dit is uitermate belangrijk bij onboarding; het hoofddoel van inclusief onboarden is om ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers zich welkom en gewaardeerd voelen. Op deze manier kan nieuwe medewerkers vanaf dag 1 een wezenlijke bijdrage leveren binnen het bedrijf.

 

Dat organisaties meer aandacht hebben voor inclusiviteit heb ik zelf ook gemerkt bij Appical. Als relatieve nieuwkomer – ik werk nu 2 maanden bij Appical (en ben nog steeds aan onboarden) – kan ik met een gerust hart zeggen dat ik me vanaf de eerste dag welkom voelde. Ik stapte om 9 uur ’s ochtends het gebouw binnen, werd onmiddellijk aan iedereen op kantoor voorgesteld, en kreeg een rondleiding van mijn onboarding-buddy. Een van de dingen die me als eerste opviel was de diversiteit van het team – omdat ik zelf uit Litouwen kom, vond ik het fantastisch om mensen uit zoveel andere landen te ontmoeten, zoals Vietnam, Duitsland en Israël. Het Appical-team nam echt de tijd en moeite om ervoor te zorgen dat ik me vanaf het eerste moment lid van de ‘familie’ voelde. Daarom, op basis van mijn eigen ervaringen, deel ik hier 8 tips om nieuwe medewerkers een inclusieve onboarding te bieden:

 

1. Help nieuwe medewerkers een goede start te maken in een nieuw land en/of een nieuwe stad

Er komt enorm veel kijken bij een verhuizing naar een ander land of een andere stad. Verhuizen is een enorme uitdaging – geef nieuwe medewerkers daarom een gids met alle informatie die ze nodig hebben: van het aanvragen van een werkvergunning en het vinden van huisvesting, tot het inschrijven bij de gemeente en het vinden van een huisarts. Wat ook stress oplevert bij verhuizen is hoe het (openbaar) vervoer in een stad werkt en waar alles is – een handige stadsgids bespaart nieuwe medewerkers veel tijd en moeite!

Zorg ervoor dat in de gids de dichtstbijzijnde supermarkten, apotheken, ziekenhuizen, winkelcentra, kerken en scholen (of kleuterscholen) voor hun kinderen zijn opgenomen, maar bijvoorbeeld ook locaties van LGBTQIA+-verenigingen. Als een digitaal platform wordt gebruikt voor pre- en onboarding, dan moet deze informatie daar natuurlijk ook te vinden zijn! Kijk eens hoe Lightyear het doet:

Lightyear-onboarding

 

2. Houd het team op de hoogte

Als er een nieuw teamlid bij het bedrijf komt, kan het best even duren voor ze hun plekje hebben gevonden. Bereid het team dus voor – nog voordat de nieuwe medewerker er is – en stel het team voor aan deze nieuwe medewerker en vertel iets over zijn of haar interesses en hobby’s, om de eerste gesprekken wat makkelijker te maken. Moedig teamleden aan om de nieuwe medewerker aan te spreken en warm welkom te heten!

Vertel het team bovendien welke rol de nieuwe medewerker binnen het bedrijf gaat spelen en wat zijn of haar taken en verantwoordelijkheden worden. Zo weten de teamleden bij welke projecten de nieuwe medewerker zal worden ingezet.

 

3. Laat ze kennismaken met hun nieuwe werkomgeving

Geef de nieuwe medewerker op de eerste werkdag een rondleiding van het kantoor (als dat kan), zodat hij of zij niet verdwaalt! Geef nieuwe medewerkers een plattegrond van het bedrijf, zodat ze weten waar ze kunnen lunchen of even rustig kunnen zitten, waar de vergaderzalen en rolstoeltoegankelijke ingangen zijn en waar de een EHBO-doos te vinden is.

 

Laat de nieuwe medewerker ook even hallo zeggen tegen iedereen op kantoor en laat ze een dagje gewoon meelopen – ga samen lunchen, vergaderen enzovoort – zodat ze niet het gevoel hebben dat ze er direct alleen voor staan! En als laatste, maar even belangrijk: geef nieuwe medewerkers een welkomstpakket, met wat leuke cadeautjes en een handgeschreven kaartje van het team om ze welkom te heten. 

 

Natuurlijk is het nu lastiger om nieuwe medewerkers kennis te laten maken met het team en het kantoor als iedereen thuis werkt. Maar het is zeker niet onmogelijk! Online bij een nieuwe baas beginnen zorgt voor veel meer stress en onzekerheid bij nieuwe medewerkers. Zorg er dus voor dat ze vóór hun eerste werkdag weten welke software wordt gebruikt om te communiceren en wat de werkprocessen voor thuiswerken zijn. Om de remote onboarding toch een fysiek tintje te geven, kun je een welkomstpakket bij ze thuis laten bezorgen, zodat ze zich nog steeds welkom voelen bij hun nieuwe werkgever!

 

4. Geef je nieuwe medewerker een onboarding-buddy

Een onboarding-buddy zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers iemand hebben om mee te praten en die ze op sleeptouw neemt. De buddy helpt de nieuwe medewerker bij het inwerken, en zorgt voor psychologische veiligheid en aandacht.

Een buddy:

  • Geeft duidelijkheid over de rol;
  • Is het eerste aanspreekpunt;
  • Laat de nieuwe medewerker kennismaken met de bedrijfsactiviteiten;
  • Helpt de nieuwe medewerker de weg vinden binnen het bedrijf;
  • Helpt bij het identificeren van professionele en persoonlijke doelen;
  • Legt uit wat de missie van het bedrijf is;
  • Helpt de nieuwe medewerker de eerste stappen naar succes zetten in een inclusieve werkomgeving!

 

Niet overtuigd? Lees onze blog 6 reasons why your company should offer an onboarding buddy

 

5. Geef uitleg over de bedrijfscultuur

Wat kenmerkt de cultuur binnen het bedrijf? Hoe communiceren mensen met elkaar? Voor een succesvolle introductie in de bedrijfscultuur, moet deze al vóórdat de eerste werkdag duidelijk worden uitgelegd. Wees transparant tegen nieuwe medewerkers: vertel ze over de waarden van het bedrijf die de basis vormen van de bedrijfsactiviteiten en -strategie.

 

Dit kan heel eenvoudig met een digitale onboarding-applicatie. Appical heeft mij via hun eigen platform de onboarding laten doen en zo kwam ik meer te weten over de bedrijfscultuur en mijn nieuwe werkomgeving. De app legde ook uit hoe ik me op mijn eerste dag moest kleden, hoe laat ik er moest zijn en bevatte een woordenlijst met termen en afkortingen die ik moest weten, zodat ik me niet verloren of buitengesloten zou voelen. 

 

6. Plan koffiedates! 

Idealiter duurt het onboardingproces ongeveer 3 maanden. Dat betekent dat er genoeg tijd is om iedereen te leren kennen! Bij Appical plannen we daarom zogenoemde "koffiedates", oftewel 1-op-1-gesprekken, om niet alleen de belangrijkste (contact)personen binnen het bedrijf te leren kennen, maar ook om te ontdekken wat andere collega’s doen.

 

Er wordt natuurlijk niet alleen over werk gepraat – je wilt immers je nieuwe collega’s ook persoonlijk beter leren kennen! Stel ze om het ijs te breken eens vragen over hobby’s, favoriete keuken of andere activiteiten (Wat doe jij het liefst in het weekend? Wat wilde je als kind later worden?) Koffiedates helpen nieuwe medewerkers om nieuwe vrienden te maken, maar ook om alle elementen van het bedrijf in het grotere geheel te plaatsen – wat op zijn beurt medewerkers meer zelfvertrouwen geeft.

 

Het plannen van koffiedates is slechts één van de tips van Appical voor een succesvolle onboarding. We hebben een hele checklist gemaakt om ervoor te zorgen dat je geen enkele mijlpaal van nieuwe medewerkers mist! 

 

7. Laat nieuwe medewerkers meewerken aan teamprojecten

Natuurlijk is een nieuwe baan voor een nieuwe medewerker altijd eng, zeker als ze niet weten hoe ze hun taken moet uitvoeren. Hier liggen geweldige kansen voor inclusiviteit! Nodig nieuwe medewerkers uit om een rol (ook al is het maar een kleine) te spelen bij teamprojecten, waarbij ze met andere teamleden moeten communiceren en zo stappen vooruit kunnen zetten. Geef nieuwe medewerkers eerst vrij eenvoudige taken te doen – successen werken stimulerend – en creëer een omgeving waarin ze kunnen leren van andere teamleden!

 

Betrek nieuwe medewerkers bovendien bij terugkerende cultuursessies en evenementen. Op deze manier kan het hele bedrijf leren van deze inclusieve ervaring, wordt de kans op vooringenomenheid kleiner en kan het bedrijf erachter komen wat medewerkers belangrijk vinden. Mocht je inspiratie nodig hebben: bij Appical hebben wij ons voor Dress Red Day in het rood gestoken! Tijdens een virtuele lunch vertelde onze collega Victor meer over hart- en vaatziekten bij vrouwen, en ook andere medewerkers werden uitgenodigd om informatie en ervaringen te delen!

Appical-culture

 

8. Luister goed en verzamel feedback

En als laatste: luister naar nieuwe medewerkers. Praat regelmatig even bij: voelen ze zich welkom en onderdeel van het bedrijf? Zijn er dingen niet duidelijk of hebben ze ergens hulp bij nodig? Ga elke week of twee weken even met het hele team bij elkaar zitten om projecten en eventuele problemen te bespreken. Bied voldoende mogelijkheden voor feedback en maak duidelijk dat er ook iets met feedback wordt gedaan!

 

Ik hoop dat deze 8 tips voor een inclusieve onboarding van pas zullen komen. Het draait allemaal om empathie en begrip – een onboardingprogramma moet worden afgestemd op elke nieuwe medewerker, zodat die het gevoel krijgen dat ze erbij horen. Op die manier kunnen nieuwe medewerkers opbloeien en optimaal presteren binnen een bedrijf!

 

Personaliseer jouw onboardingprogramma

Wil je meer weten over gepersonaliseerde onboardingprogramma’s en hoe je nieuwe medewerkers beter kunt informeren over de bedrijfscultuur? Meld je gratis aan voor de grootste virtuele onboardingconferentie ter wereld: Onboard Week.

Ja, ik ben erbij!