8 best practices van remote onboarding

Werknemers op afstand vormen een steeds belangrijker deel van het personeelsbestand. Het aantal mensen dat op afstand werkt is sinds 2005 gegroeid met 159%. Daarnaast werd door de recente COVID-19-pandemie een groot deel van de bedrijven gedwongen om hun personeel op afstand te laten werken. Deze overgang naar een personeelsbestand op afstand verandert ook de manier waarop bedrijven nieuwe werknemers inwerken.

 

Het inwerken, ook onboarding genoemd, is een belangrijk onderdeel van het proces om nieuwe werknemers vanaf het begin af aan betrokkener te maken en sneller productief te worden. Tevens vergroot het de kans dat zij blijven. Het beginnen van een baan op afstand kan spanning opleveren, want er is niemand aan het bureau naast je die je een beetje wegwijs kan maken. Daarom is het van groot belang om het remote onboardingsproces op orde te hebben.

 

Wij hebben de 8 best practices van de programma's voor remote onboarding van verschillende bedrijven verzameld om de fijne kneepjes ervan te leren. Laten we eens kijken hoe LinkedIn, HP, Dell en anderen hun nieuwe medewerkers op afstand inwerken.

 

Adeva: Begin vroeg met het inwerken

Net zoals bij het fysieke inwerken, beginnen veel bedrijven zo snel mogelijk met het inwerkproces. Door informatie te verstrekken voor het begin van de werkzaamheden, in de periode tussen het aanvaarden van de baan en de eerste werkdag, kunnen nieuwe werknemers zich voorbereiden op hun nieuwe baan zonder zich overweldigd te voelen.

 

Bij het on-demand-netwerk voor ontwikkelaars Adeva, beginnen nieuwe werknemers drie weken voor hun werkelijke begindatum hun inwerkperiode om zo ‘geleidelijk te wennen’ aan hun nieuwe baan.

 

Tosho Trajanov, VP of engineering, zegt: “Drie weken voordat nieuwe werknemers beginnen sturen wij hen enkele e-mails om onze bedrijfscultuur duidelijker te maken en ze te betrekken bij hetgeen ze gaan doen. Daarna volgt een persoonlijke introductie op Slack met wat sappige details over het nieuwe teamlid. Vervolgens krijgen ze een inwerk-buddy toegewezen die als wegwijzer voor de nieuwe werknemer fungeert. Volgens ons team is dit het beste gedeelte van het proces. Het is met name belangrijk voor introverte mensen, die het moeilijk vinden om zich te laten horen of vragen te stellen.”

 

              Mogelijk is dit interessant voor je:

               7 dingen die je kunt doen om de remote onboarding persoonlijk te maken

 

Dribbble: Wijs een virtuele buddy toe

Dribbble, een social-networkplatform voor digitale ontwerpers en creatieven met een team op afstand, maakt ook gebruik van een buddyprogramma.

 

“Toen we ons team groter gingen maken, merkten we al snel dat er bij nieuwe mensen verwarring was over waar ze informatie konden vinden en wie ze wat konden vragen. Om ervoor te zorgen dat nieuwe Dribbblers steun kregen om onze cultuur te ontdekken en handige informatie te vinden, hebben we een inwerk-buddysysteem opgestart,” vertelt Chloe Oddleifson, Director of People Operations bij Dribbble.

 

Op het moment dat een nieuwe ‘Dribbbler’ de baan accepteert, wordt hij voorgesteld aan zijn inwerk-buddy. De buddy is meestal afkomstig uit een ander team dan het team van de nieuwe werknemer, zodat de nieuwkomer meteen een netwerk begint op te bouwen binnen het bedrijf: twee vliegen in één klap.

 

“De buddy plant gedurende de eerste maand elke week een meeting van een half uur met de nieuwe werknemer. Inwerk-buddy's helpen bij het verstrekken van informatie en zijn een extra aanspreekpunt bij vragen, naast managers en collega's.”


HP: Betrek de manager erbij

Bij HP spelen de managers een belangrijke rol bij het inwerken van nieuwe werknemers. Dit is gebaseerd op een 80 jaar oud gebruik, uit de tijd dat de oprichters Bill Hewlett en David Packard hun bedrijf begonnen en het een stuk kleiner was. Om een band op te bouwen met hun werknemers, stuurden Hewlett en Packard hun personeel aan door rond te lopen op de werkvloer en met alle werknemers te spreken over datgene waaraan zij werkten. Toen HP groter werd konden zij niet overal tegelijk zijn. Zij vroegen daarom de manager van de afdeling om dit voor hen te doen en dat werd de manier waarop HP werkt.

 

Nu er HP-werknemers overal ter wereld zijn, is er recent een volledig pakket aan ervaringen gecreëerd dat HP Wayfinder heet. Het voorziet managers van een transparant proces van alles wat zij in een bepaalde fase van de inwerkervaring moeten doen, om zo nieuwe werknemers voor te bereiden voor succes op de lange termijn, terwijl zij zich welkom, vol vertrouwen en goed voorbereid voelen.

 

Naast het inwerk-buddyprogramma, welkomsets en virtuele oriëntatie heeft HP de inwerkervaring uitgebreid met technologie voor zowel nieuwe medewerkers als managers. Er werden inwerktools en -resources ontwikkeld, zoals een website voor de betrokken manager, een interactieve kaart om elke stap van het inwerktraject duidelijk te maken, een inwerksjabloon voor 90 dagen en infographics. Alles overzichtelijk bij elkaar.

 

Ook wordt gebruik gemaakt van de mobiele app HP Wayfinder, ontwikkeld door Appical, die werknemers en managers voorziet van onder meer checklists. De inwerkapp van HP  geeft managers de mogelijk om de vooruitgang van de nieuwe medewerker bij het inwerktraject te volgen.

HP Wayfinder

Een online presentatie van HP over hun onboarding kun je hier vinden (start vanaf minuut 9:00).

 

LinkedIn: Geef de nieuwe medewerker in de eerste week een vliegende start met een volledig programma

Gewoonlijk wordt de nieuwkomer bij het inwerken eerst naar het kantoor gestuurd waar zijn/haar nieuwe collega's hem/haar welkom heten en ervoor zorgen dat hij/zij zich thuis voelt. Maar als je vanuit huis begint is dit niet aan de orde.

 

Als gevolg van de pandemie vroeg LinkedIn zijn Bay Area-personeel om vanuit huis te werken. Kelly Chuck, verantwoordelijk voor het inwerkprogramma van LinkedIn, had opeens een virtueel inwerkprogramma nodig om nieuwe werknemers bij LinkedIn te verwelkomen.

 

Chuck paste het eendaagse in-huisprogramma van LinkedIn aan en spreidde dit over een week. Het virtuele vijfdaagse programma bevat interactieve activiteiten en sessies zodat nieuwelingen kennis kunnen maken met mensen in het bedrijf. Ook wordt eraan gewerkt dat de nieuwe medewerkers bekend raken met de bedrijfscultuur en -waarden, en worden er regelmatig controlemomenten ingelast om er zeker van te zijn dat de nieuwe medewerker zich niet vergeten of gepasseerd voelt.

Dit is een voorbeeld van het vijfdaagse inwerkprogramma van LinkedIn:

LinkedIn onboarding

 

Dell: Digitaliseer je inwerkmateriaal

Dell heeft het inwerken van medewerkers overal ter wereld systematisch aangepakt. “We hebben al ons inwerkmateriaal beschikbaar in digitaal formaat, waaronder een website, documentatie en video. We hebben ook een Dag 1 succesteam dat zich bezig houdt met het verlenen van ondersteuning via chat/IM, e-mail en telefoongesprekken tijdens de beginfase van het inwerkproces. De feedback van onze nieuwe werknemers is aanzienlijk verbeterd dankzij deze benadering.”

Het digitaliseren van inwerkmaterialen biedt nieuwe werknemers snelle toegang tot alle essentiële informatie die zij nodig hebben, en maakt het eenvoudiger om het programma te updaten.

 

Vidyard: Maak inwerkvideo's

Het geven van informatie aan nieuwe werknemers betekent niet altijd dat je ze een werknemershandboek van 80 pagina's in pdf-formaat moet sturen. Ook informatie per video werkt bijzonder goed.

 

Vidyard, een online videoplatform voor bedrijven, maakt gebruik van video’s in hun inwerksysteem. De CEO van Vidyard, Michael Litt, vertelt de nieuwe medewerkers bijvoorbeeld over het ontstaan van Vidyard, inclusief wat leuke feitjes van de beginperiode.

 

Op deze manier is het mogelijk om belangrijke mensen te betrekken bij het inwerkproces zonder dat zij (virtueel) steeds dezelfde informatie moeten geven. Video's kunnen opnieuw worden gebruikt en nieuwe werknemers kunnen ze op hun gemak bekijken en ook nog eens terugkijken.

 

Miro: Stel doelen voor de eerste 30, 60 en 90 dagen

Bij Miro, leverancier van visuele samenwerkingssoftware, bestrijkt het remote onboardingprogramma 90 dagen. De manager van de nieuwe medewerker stelt de doelen voor de eerste drie maanden vast met een gepersonaliseerd Miro Board waarop  alles wat hij/zij moet leren staat aangegeven en wordt bijgehouden.

 

Ook heeft Miro een onderdeel toegevoegd waarin aangegeven wordt waaruit succes bestaat in deze eerste 90 dagen.  Laat de nieuwe werknemer niet zelf uitzoeken wat hij/zij moet doen, maar geef de middelen in handen om direct vanaf het begin succesvol te zijn. Zorg voor ‘snel succes’, een eenvoudige opdracht die binnen de competenties van de nieuwe medewerker ligt. Als deze opdracht met succes wordt afgerond in de eerste week, wordt vertrouwen in zijn/haar nieuwe rol gecreëerd en in zijn/haar bijdrage aan het team.

 

Hotjar: Organiseer virtuele teambuildingsoefeningen

Hotjar, een bedrijf in gedragsanalyse, heeft een team van meer dan 100 werknemers dat volledig op afstand werkt. Om het belangrijke, directe contact te vervangen dat bij het werken op afstand ontbreekt, organiseren zij virtuele teambuildingsoefeningen.

 

Een van de favoriete strategieën voor het creëren van virtuele socialisatieruimtes is de ‘30 minuten chatroulette'. Hun afdeling Klantenervaring maakt gebruik van een Slack-app genaamd Donut,  die willekeurig twee mensen aan elkaar koppelt. Als ze vervolgens een tijdstip hebben afgesproken, plannen ze een koffiepauze met een gesprek via Slack of Zoom.

 

Virtuele teambuilding helpt de nieuwe medewerkers om hun collega's op afstand beter te leren kennen, zoals meestal gebeurt bij de koffiemachine, en verbetert hun communicatieve en teamworkvaardigheden.

 

donut.width-750

 

Kort gezegd

Ongeacht of het gemeengoed is in je organisatie of slechts een tijdelijke oplossing, het inwerken van nieuwe medewerkers is belangrijk, zelfs zonder kantooruren, teamlunches en introducties op kantoor.

 

Voor de nieuwe werknemer is het een heel andere ervaring om je eerste werkdag vanuit huis te doen dan ook werkelijk over de drempel te stappen van het kantoor of de werkplek. Wat we hebben geleerd van deze op afstand werkende bedrijven is dat het belangrijk is om vroeg te beginnen met inwerken. Al voor de eerste dag kan de nieuwe werknemer vertrouwd worden gemaakt met de bedrijfscultuur, geschreven en ongeschreven regels en de nieuwe collega's.

 

Door het digitaliseren van inwerkmateriaal krijgen nieuwe medewerkers eenvoudig toegang tot een goed georganiseerde kennisbank. Video is een praktische en persoonlijke manier om informatie te verstrekken en nieuwe medewerkers bekend te maken met de cruciale mensen in het bedrijf.

 

Door een virtueel programma voor de eerste week te maken, blijven nieuwe medewerkers betrokken. Ook het aangeven van de doelen voor de eerste drie maanden helpt daarbij. Op deze manier is het voor nieuwe medewerkers duidelijk wat zij kunnen verwachten, hoe zij kunnen bijdragen aan de bedrijfsdoelen en meteen vanaf de eerste dag succes te hebben.

 

Maak een persoonlijk en menselijk inwerkprogramma voor afstandswerkers door een virtuele buddy toe te wijzen, die voor een ondersteunend netwerk kan zorgen. Het organiseren van virtuele teambuilding oefeningen stimuleert de persoonlijke band tussen de nieuwe medewerkers en andere medewerkers op afstand.

 

Manager e-guide voor remote onboarding

Wil je meer weten over het opzetten van een remote onboardingprogramma? Wij hebben een e-guide opgesteld voor managers om zo uw remote onboardingprogramma  overzichtelijk en duidelijk te maken. Volg de 6 tips op en bied uw nieuwe werknemers de best mogelijke inwerkervaring op afstand. Download hier onze e-gids voor managers voor de remote onboarding.

Download e-guide

 

Bronnen

Anderson, Bruce (2020). “7 Steps to Creating a Virtual Employee Onboarding Program”. LinkedIn Talent Blog. 

Brown, Lisa (2020). “13 Things We’ve Learned About Onboarding Remote Employees”. Vidyard. 

Davies, Nigel (1029). “5 Secrets of onboarding 100% remote workers revealed by hiring experts and leaders”. Forbes. 

DePaul, Kristi (2019). “10 Companies Share How They Approach Remote Onboarding”. Remote.co.

Dossetto, Fio (2019). “5 of our favorite virtual team-building activities to grow a strong remote team”. Hotjar. 

Heiss, Stacey (2020). “Creating HP’s onboarding experience”. Virtual Onboard.London conference. 

Oddleifson, Chloe (2019). “Onboarding best practices for a remote team”. Medium. 

Savina, Anna (2020). “The ultimate guide to remote work”. Miro.