7 tips om je remote/virtuele/digitale onboarding programma te verbeteren

Of het nu onverwacht is of niet, veel nieuwe medewerkers zullen hun eerste werkdag deze periode vanuit huis beginnen. Vandaag de dag is een goed digitaal onboarding programma daarom belangrijker dan ooit. Uiteindelijk wil je dat je nieuwe medewerkers zich snel thuisvoelen in je bedrijf, waar ze ook werken. Daarom hebben we deze blog gemaakt over hoe je remote medewerkers een persoonlijk onboarding programma kunt aanbieden, ook al werken zij remote of op afstand.

 

Persoonlijke welkomstvideo 📹

Wanneer iemand zich bij je organisatie aansluit, al dan niet remote, wil je dat ze zich welkom voelen. Mehrabian's communicatietheorie zegt hier het volgende over:

  • 7% van de boodschap met betrekking tot gevoelens en houdingen zit in de woorden die worden gesproken.
  • 38% van de boodschap met betrekking tot gevoelens en houdingen is paralinguïstisch, de manier waarop de woorden worden gezegd.
  • 55% van de boodschap met betrekking tot gevoelens en houdingen zit in de gezichtsuitdrukking.

Met die kennis kunnen we ervan uitgaan dat video een geschikter medium is om nieuwe medewerkers een warm welkom te heten dan een geschreven boodschap. Het is zeer krachtig om een korte persoonlijke welkomstvideo vast te leggen en deze naar je nieuwe medewerkers te sturen. Bij Appical sturen we, via onze onboarding app, nieuwe medewerkers een welkomstvideo van hun manager en/of CEO als een manier om nieuwe medewerkers zich oprecht welkom te laten voelen.

Schermafbeelding 2020-03-20 om 17.01.59

 

Creëer een Peoplefinder👷🏽

Als je bij een remote bedrijf gaat werken, kan het voor nieuwe medewerkers lastig zijn om de juiste mensen te vinden. Als je je medewerkers in de juiste richting stuurt, voorkom je dat ze verdwaald raken en overweldigd worden. Zo kun je al onze Appical collega’s in de Peoplefinder vinden, inclusief beschrijving wat ze doen en hoe je ze kunt bereiken. Zo kunnen onze nieuwe medewerkers hun collega's alvast leren kennen voordat ze aan het werk gaan.

In de Peoplefinder kun je, naast de gezichten, informatie zoals rolbeschrijving, afdeling, contactinformatie en een bio met leuke weetjes vinden. We hebben gemerkt dat de leuke weetjes grote ijsbrekers kunnen zijn.

Schermafbeelding 2020-03-20 om 16.32.17

Stuur een "Welkom bij ... " goodie bag 🧳

Wie houdt er niet van cadeaus? De start van nieuwe medewerkers is een feestelijke gebeurtenis en daarom mag je best uitpakken. Ons advies is om elke nieuwe medewerker op haar of zijn eerste werkdag een goodiebag te sturen. Het is een klein gebaar, maar het geeft een positieve impuls en het gastvrije gevoel dat je nieuwe medewerker zal herinneren is onbetaalbaar. Ze zullen waarschijnlijk hun positieve gevoel delen met vrienden en familie, en als je geluk hebt, zullen ze het zelfs op de sociale media plaatsen. 

Bij Appical bevat een "Welkom bij Appical" goodiebag spullen zoals een pen, een notitieboekje, gelukskoekjes (met enkele leuke berichten van ons bedrijf), een custom made Tony's Chocolonely reep, een herbruikbare waterfles en een klein flesje champagne, om deze mijlpaal te vieren. Je kunt een stapje verder gaan en bijvoorbeeld bloemen sturen om collega's zich extra speciaal te laten voelen als ze bij je aan het werk gaan. 

Het belangrijkste is dat je als werkgever iemand zich welkom laat voelen. Doe dat op een manier die bij jouw organisatie past. Zeker voor mensen die nieuw zijn in het remote werken.

Hieronder is een foto van de 'goodie backpack' van IBM die de creatieve mogelijkheden laat zien om een medewerker het gevoel te geven deel uit te maken van het team - ongeacht waar hij of zij zich bevindt.

pasted image 0

 

Plan virtuele koffiedates ☕️

Het starten van een nieuwe baan kan heel overweldigend zijn. Vooral als je aansluit gedurende een wereldwijde crisis zoals die nu gaande is kan je eerste dag extra spanning en onzekerheid met zich meebrengen. Daarom is het van belang om nieuwe medewerkers snel op weg te helpen om mensen binnen de organisatie te leren kennen. En aangezien je remote werkt, moet je de onboarding aanpassen. Dus weg met een rondje door het kantoor en overal handen schudden (of een elleboog geven) op de eerste werkdag!

Bij Appical plannen wij virtuele koffiedates in voor nieuwe collega’s die remote werken. Een manager of senior collega  helpt de nieuwe medewerker op de eerste dag te kijken met wie zij of hij een virtuele koffiedate kan houden. Dit zijn normaliter de belangrijkste mensen waarmee zij of hij binnen de organisatie zal komen te werken. Zo kan elke nieuwe medewerker zijn of haar eerste week beginnen met een gevulde agenda.

Deze virtuele koffiedates kunnen een-op-een gesprekken en/of groepsgesprekken zijn. Wij adviseren om in ieder geval koffiedates met de volgende personen te plannen:

  • Hun directe teamleden
  • Hun manager 
  • Medewerkers van andere afdelingen waar ze nauw mee samen zullen gaan werken
  • Enkele sleutelfiguren in de organisatie zoals de CEO

TIP: Veelgebruikte tools zijn Google Hangout, Skype of Zoom. Bij het versturen van een uitnodiging via Google Calendar kun je ervoor kiezen om direct een link in de uitnodiging op te nemen zodat je niet hoeft te zoeken naar de meeting link.

Marketing-standup-call

 

Gebruik een digitaal platform voor je onboarding 🖥 

Het gebruik van een digitaal onboarding platform kan nuttig en tijdbesparend zijn voor nieuwe medewerkers. Via een onboarding platform kunnen zij bijvoorbeeld kennis opdoen over werkprocedures, regels & voorschriften, tools, visie, missie, bedrijfstermen en meer. We hebben gemerkt dat nieuwe medewerkers het erg leuk vinden om het bedrijf in hun eigen tempo te leren kennen. Vooral in de huidige tijdsgeest is continue blijven leren cruciaal! De opgedane kennis kun je testen door middel van quizzes.

Als nieuwe medewerkers eenmaal vertrouwd zijn met de basisprincipes, kunnen ze de sprong maken naar specifieke details van hun rol en hoe ze kunnen bijdragen aan het bedrijf. Een grote bonus is dat je hen kunt informeren over wat je bedrijfscultuur inhoudt en over de organisatorische waarden die het succes van je bedrijf bepalen.

ChrisScreen

 

Wijs een digitale buddy aan 🤝

Een buddy is iemand die tijdens de eerste maanden van het dienstverband samenwerkt met een nieuwe medewerker. Het aanstellen van een digitale buddy zorgt ervoor dat je nieuwe werknemer een ervaren persoon heeft die de organisatie al goed kent. 

Een buddy bij Appical geeft inzicht in de dagelijkse werkzaamheden van ons bedrijf en is er om de nieuwe medewerker zich sneller thuis te laten voelen. Dit is vooral belangrijk als je nieuwe medewerker onervaren is in remote werken. De buddy stelt zich beschikbaar om de procedures en het beleid door te nemen, onzekerheden weg te nemen en de nieuwe medewerker in het algemeen vertrouwd te maken met de cultuur van het bedrijf. Vraag de buddy om regelmatig contact te houden met de nieuwe medewerker via Slack, WhatsApp, Skype of Google Hangout... zodat je nieuwe medewerker zich verbonden voelt met het bedrijf, het team en sneller productief is.

 

Plan virtuele meetings met je team 🏆

Remote werken kan eenzaam zijn als je niet weet hoe je frequent je met anderen kunt overleggen of ze liever niet wil lastigvallen. Om de teamgeest te behouden en ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers zich onderdeel voelen van het team, is het belangrijk om regelmatig virtuele teamvergaderingen te plannen met alle teamleden.

Bij Appical houden de meeste teams bijvoorbeeld dagelijkse stand-ups. Je hoeft geen scrum-team te zijn om de dag te beginnen met een stand-up. Onze teams vinden het een geweldige manier om uitdagingen, mijlpalen en prestaties te delen en tegelijkertijd iedereen op de hoogte te houden van waar je mee bezig bent. Naast de stand-ups hebben we kennisdelingssessies waarbij we teamleden vragen om elkaar iets nieuws te leren. Dit kan een recente best practice zijn, een nieuw initiatief of een geweldig klantverhaal!

Cheers team

De onboarding van je nieuwe medewerkers stopt niet na de eerste week. Communicatie zal ook de komende weken cruciaal zijn voor het succes van je nieuwe remote werknemers.

Heb je hulp nodig bij het maken van een persoonlijk onboarding programma op afstand voor jouw organisatie? Neem contact met ons op!

 

Request a free demo