Online + offline = succesvolle onboarding

4 mogelijkheden hoe een online platform kan bijdragen aan jouw onboardingprogramma


Google Maps brengt je niet fysiek op je bestemming, maar wijst je alleen de weg. Facebook is zinloos zonder vrienden en Instagram wordt pas leuk als je echte ervaringen kunt delen. Een online platform voegt pas waarde toe wanneer deze wordt gecombineerd met de offline wereld. Zo vinden wij dat een onboarding platform op zichzelf niet de oplossing is om medewerkers succesvol in te werken. Het moet geen vervanging zijn van het onboardingprogramma, maar juist een toevoeging. Wij geven je daarom vier mogelijkheden hoe je een online platform kunt inzetten tijdens de onboarding van jouw nieuwe medewerkers: 

  1. Hoe je een onvergetelijke eerste werkdag verzorgt
  2. Hoe je de nieuwe medewerker helpt een netwerk op te bouwen
  3. Hoe je glasheldere verwachtingen bespreekt
  4. Hoe je de nieuwe medewerker zich gelijk nuttig laat voelen



1. Hoe je een onvergetelijke eerste werkdag verzorgt

Een medewerker die zich ondergewaardeerd voelt op werk heeft 34% meer kans om het bedrijf binnen één jaar te verlaten (Jobvite, 2018). Stel je eens voor dat je op je eerste werkdag al niet gewaardeerd of gezien wordt?

Het is daarom belangrijk als werkgever om deze eerste werkdag onvergetelijk te maken. Je wilt natuurlijk voorkomen dat niemand ervan op de hoogte is dat de nieuwe medewerker die dag begint en niet weet wat hij of zij komt doen (awkward).

Vraag via het online platform tijdens de pre-boarding (de periode vóór de eerste werkdag) van de nieuwe medewerker of hij of zij een foto en een korte bio (stukje over zichzelf) stuurt. Deel deze informatie vervolgens binnen de organisatie, bijvoorbeeld op je (social) intranet, per e-mail of via Slack. Ook leuk: heb je een scherm waar bijvoorbeeld bezoekers welkom worden geheten? Doe dit dan ook voor je nieuwe medewerker op zijn of haar eerste werkdag.

Door een foto en bio te delen, zijn de huidige medewerkers op de hoogte van naar wie zij kunnen uitkijken op de eerste werkdag. De nieuwe medewerker krijgt een gezicht, waardoor een gesprek aangaan ook veel gemakkelijker wordt. 

#Protip: Carnivoor, vegan, lactose-intolerant of glutenvrij? Vraag in het pre-boarding traject wat je nieuwe medewerker het liefst eet en bereid zijn of haar favoriete lunch op de eerste dag. Doe net dat beetje meer en gegarandeerd dat de eerste werkdag niet meer stuk kan.


taylor-vick-NJTj9jvNo0U-unsplash

 

2. Hoe je je nieuwe medewerker helpt een netwerk op te bouwen

Mensen zijn sociale dieren. Zorg dat de nieuwe medewerker vanaf het eerste moment een netwerk kan opbouwen. Sociale integratie is één van de pijlers waardoor een goede onboardingervaring ontstaat en resulteert in 69% meer kans om medewerkers te behouden voor drie jaar of langer (SHRM, 2010).

Laat de nieuwe medewerker zo vroeg mogelijk (bij voorkeur tijdens de pre-boarding) kennismaken met nieuwe collega’s via het onboarding platform. Wie zitten er in het MT en wie worden directe collega’s? Laat collega’s bijvoorbeeld in een video aan het woord of deel een organogram.

Trek dit offline door: plan in de eerste weken ‘koffie dates’ in. Laat de nieuwkomer een kop koffie drinken met belangrijke mensen binnen de organisatie en moedig het delen van ervaring en kennis aan. Laat de nieuwe medewerker zijn ontdekkingen delen via het platform. 

Vergeet vooral niet medewerkers van andere afdelingen en/of die al langer werkzaam zijn hierbij te betrekken, zodat de nieuwe medewerker een goed beeld krijgt van de verschillende disciplines binnen de organisatie.

Zo kan de nieuwe medewerker gelijk het gedrag ‘afkijken’ om zo snel mogelijk in de cultuur te kunnen passen. Hoe gaan medewerkers met elkaar om? Hoe praten medewerkers tegen elkaar? Wat heeft iedereen aan? 

Deze connecties en kennis over de bedrijfscultuur zorgen ervoor dat hij sneller zich verbonden voelt met de organisatie, weet bij wie hij terecht kan met vragen en hiermee sneller kan bijdragen aan het succes van je organisatie.

Lees meer over hoe sociale integratie onboarding succesvol maakt in deze blog (beschikbaar in het Engels).

joshua-ness--bEZ_OfWu3Y-unsplash

 

3. Hoe je glasheldere verwachtingen bespreekt

Het contract is getekend, yes! Op papier worden expliciete verwachtingen vastgelegd, zoals het salaris en de contractduur. Impliciete verwachtingen worden echter snel vergeten, zoals de manier waarop je wordt gewaardeerd of doorgroeimogelijkheden. 

Uit onderzoek blijkt dat 43% van de medewerkers die binnen 90 dagen stoppen zeggen dat de baan niet voldoet aan de verwachtingen die zij van te voren hadden (Jobvite, 2018). Tijdens het onboardingproces is het daarom belangrijk om deze verwachtingen glashelder te krijgen… en naar elkaar uit te spreken. 

Check bijvoorbeeld tweewekelijks de voortgang van de nieuwe medewerker en bespreek de antwoorden daarna in een face-to-face gesprek. Via jouw online onboarding platform kun je de vragen stellen. Hierbij kun je denken aan:

  • Houd de baan in wat je had verwacht? Voer je werkzaamheden uit die je dacht dat je ze zou doen?
  • Wat ging er goed en wat kon er beter?
  • Wat is je beste prestatie tot nu toe?
  • Welke lessen heb je geleerd?
  • Waar heb je behoefte aan om je werk beter te kunnen doen?
  • Wat zijn je doelen voor het komende kwartaal?
  • Komen deze doelen overeen met de visie en KPI’s van het team?
  • Wat zou jij NU veranderen in het bedrijf als je CEO zou zijn?


Vergeet niet dat het om wederzijdse verwachtingen gaat. Medewerkers hebben 23% meer kans om te blijven wanneer hun manager duidelijk toelicht wat hun rol en verantwoordelijkheden zijn (TINYpulse, 2019). Laat je medewerkers zich niet afvragen wat ze dagelijks moeten doen om aan verwachtingen vanuit de organisatie te voldoen.

Stel een persoonlijk ontwikkelingsplan op met milestones bij bijvoorbeeld 60 en 90 dagen om de wederzijdse verwachtingen en doelen te meten.

 

4. Hoe je de nieuwe medewerker zich gelijk nuttig laat voelen

De nieuwe medewerker wil zich zo snel mogelijk nuttig en betrokken voelen  binnen de organisatie. Als je online platform gebruikt voor onboarding is dit een goede plek om feedback over het proces te vragen. Wie kan de onboarding beter beoordelen dan de nieuwe medewerker? Gebruik die frisse blik! 

Zet bijvoorbeeld een nulmeting uit bij huidige medewerkers hoe zij hun onboarding hebben beleefd en vergelijk deze met feedback van de nieuwe medewerker. Zo voelt hij zich gehoord en levert direct een bijdrage aan de organisatie door het onboardingproces te verbeteren. Vragen waar je aan zou kunnen denken:

  • Hoe het onboarding platform geholpen om je welkom te voelen?
  • Op een schaal van 1 tot 5: hoe goed ben je voorzien van praktische informatie ter voorbereiding op je eerste werkdag?
  • Op een schaal van 1 tot 5: hoe beoordeel je het onboardingprogramma via de tool?
  • Heb je iets gemist in de pre-boarding of onboarding?
  • Welke tip zou jij nieuwe medewerkers willen meegeven?
  • Sluit de online tool genoeg aan bij je inwerkprogramma? 


Knoop on- en offline hier aan elkaar door bijvoorbeeld tijdens het einde-proeftijdgesprek met de manager, buddy of HR terug te kijken naar de feedback die de nieuwe medewerker heeft gegeven via het platform. En laat als HR ook zien dat je iets met deze feedback doet. Win-win!

 

adam-jang-8pOTAtyd_Mc-unsplash

 

Conclusie

Een online onboarding platform is een goede ondersteuning om het onboardingprogramma nóg beter te maken, maar gebruik het niet als een op zichzelf staande oplossing. Laat online en offline hand-in-hand gaan. Pas in combinatie met face-to-face momenten draagt een online platform iets bij aan de onboarding van nieuwe medewerkers.

Wij zien een online onboarding platform als gids in de onboarding journey van de nieuwe medewerker. Denk eens aan de laatste film of serie die je hebt gezien. In ieder verhaal krijgt de held ondersteuning van een mentor om zichzelf te ontwikkelen tot de beste versie van zichzelf. Want wat is Luke Skywalker zonder Yoda? The Karate Kid zonder Mr. Miyagi en Sherlock Holmes zonder dr. Watson? 

Dankzij een online platform ter ondersteuning van het onboardingproces laat je de nieuwe medewerker succesvol onboarden door zich sneller thuis voelen binnen de organisatie en meer kennis opdoen. Je nieuwe medewerker is sneller productief en kan zijn/haar talenten beter inzetten. Net zoals Facebook je in staat stelt om te verbinden met vrienden, Instagram om te delen en te ontdekken en Google Maps je helpt om je bestemming te bereiken.

KLuscreens

De Appical app

In ons online onboarding platform hebben we verschillende features ontwikkeld waarmee je vragen kunt stellen, nieuwe collega’s kunt voorstellen, om onuitgesproken verwachtingen te toetsen en het onboardingprogramma te verbeteren. Ontdek de mogelijkheden van ons online onboarding platform: vraag een demo aan! We laten je met alle liefde zien hoe we kunnen bijdragen aan de onboarding journey voor jouw nieuwe medewerkers. ❤️